Arbeitsplatzbeschreibung [2023] - Alles was du wissen musst (inkl. Muster)

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Eine Arbeitsplatzbeschreibung für eine besetzte Stelle zu verfassen, ist ein freiwilliger, aber unverzichtbarer Bestandteil moderner HR-Prozesse. Dieser Beitrag erläutert, was genau es mit dem Schriftstück auf sich hat und welche Inhalte in dem Dokument nicht fehlen dürfen. Er beinhaltet zudem ein herunterladbares Muster, das sich als wiederverwendbare Vorlage eignet.

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Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung und wozu dient sie?

Bei einer Arbeitsplatzbeschreibung handelt es sich um ein schriftliches Dokument, das Auskunft über die Anforderungen eines Arbeitsplatzes gibt. Die Beschreibung umfasst die Leistungen und Tätigkeiten des Mitarbeitenden innerhalb des Aufgabenbereichs. Gleichzeitig erläutert sie, wie die beschriebene Arbeitsstelle aus organisatorischer Sicht in den Betriebsablauf des Unternehmens eingebunden ist.

Aus der Beschreibung des Arbeitsplatzes geht hervor, welche Ziele, Pflichten und Aufgaben mit diesem verbunden sind. Die Kompetenzen und Befugnisse des Mitarbeitenden in dieser Position kommen ebenfalls zur Sprache. Die Personalabteilung nutzt dieses Dokument für mehrere Zwecke:

zur Prüfung der Rechtmäßigkeit von Versetzungen
für die Eingruppierung des Arbeitnehmenden in eine Gehaltsklasse
als Basis für Beurteilungen von Mitarbeitenden
zur klaren Zuteilung und Abgrenzung von Aufgaben
als (zusätzliche) Grundlage für die Formulierung einer Stellenanzeige
zur Planung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
für eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeitenden

Für Vorgesetzte ist die Arbeitsplatzbeschreibung ein hilfreiches Führungsinstrument. Mitarbeitenden hingegen dient die Beschreibung als transparenter Einblick in die Erwartungen, die der Arbeitgeber an ihren Arbeitsplatz hat. Mithilfe dieser Information können sie ihre Leistung genauer auf die Anforderungen des Unternehmens abstimmen. Beurteilungsgespräche fallen entsprechend besser aus, was die Mitarbeitermotivation langfristig erhöhen kann.

Die Einordnung des Arbeitsplatzes in die Unternehmensstruktur zu kennen, ist für Mitarbeitende ebenfalls von Vorteil. Auf diese Weise ist Ihnen bewusst, welcher Organisationseinheit sie angehören und welche Personen zu ihren Vorgesetzten zählen. Ihr Verantwortungsbereich ist klar abgesteckt. Dies beugt Kompetenzgerangel vor.

Arbeitsplatzbeschreibung und Stellenbeschreibung: Was ist der Unterschied?

Eine Arbeitsplatzbeschreibung gibt die Verhältnisse einer realen Arbeitsstelle wieder, auf Basis der tatsächlichen Begebenheiten. Sie ist ausführlich geschrieben und drückt den Ist-Zustand aus. Die einzelnen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Tätigkeitsfelder sind in Haupt- und Nebenaufgaben unterteilt (beispielsweise Budgetierung oder Recherche). Das Schriftstück ist vorzugsweise für den unternehmensinternen Gebrauch gedacht.

Anders ist dies bei einer Stellenbeschreibung. Sie ist deutlich kürzer und allgemeiner formuliert als eine Arbeitsplatzbeschreibung. Die Basis bildet eine abstrakte Wunschvorstellung des Arbeitgebers, also der Soll-Zustand. Eine Stellenbeschreibung eignet sich als Vorstufe der Stellenausschreibung und wird folglich für den externen Gebrauch im Rahmen des Recruitments verfasst. Abgesehen von ihrem Umfang und ihrem Zweck ähneln sich die Arbeitsplatzbeschreibung und die Stellenbeschreibung in Bezug auf ihren Inhalt.

Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung

Jedes Unternehmen kann das Dokument frei gestalten. Eine feste Gliederung für eine Arbeitsplatzbeschreibung gibt es nicht. In komplexen Tätigkeitsfeldern kann sie umfangreich ausfallen, sodass Stichpunkte, Zwischenüberschriften und andere Formatierungen zur Leserlichkeit beitragen. Um den Prozess zu erleichtern und den Aufbau zu vereinheitlichen, ist ein Muster hilfreich. Dieses muss die Verfasserin beziehungsweise der Verfasser lediglich an die Merkmale der zu beschreibenden Arbeitsstelle anpassen.

Was sollte in einer Arbeitsplatzbeschreibung stehen?

Das Schriftstück sollte alle Aspekte thematisieren, die den jeweiligen Arbeitsplatz ausmachen. Es beschreibt eine reale Stelle. Aus diesem Grund sind auch die Eckdaten der Person in das Dokument aufzunehmen, die den Arbeitsplatz aktuell besetzt. Die folgenden Informationen gehören mindestens in eine vollständige Arbeitsplatzbeschreibung.

Arbeitsplatzbeschreibung und Informationen zum aktuellen Mitarbeitenden

Name des Unternehmens
Stellen- oder Positionsbezeichnung
Kostenstelle
Vor- und Nachname des Stelleninhabenden
Geburtsdatum
Zeitpunkt des Unternehmenseintritts
Personalnummer
Arbeitszeit

Einordnung der Stelle aus organisatorischer Sicht

Details zu den Anforderungen der Arbeitsstelle

Zentrale Aufgaben
Nebenaufgaben
Umfang und Komplexität der Aufgaben
Priorisierung der Leistungen
Zielvorgaben
Erforderliche Qualifikation zur Ausübung der Tätigkeiten
Verhältnis zu anderen Abteilungen oder Bereichen
Befugnisse und Pflichten des Stelleninhabenden

Gehaltsbezogene Eingruppierung

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Beispiel einer Arbeitsplatzbeschreibung

Unternehmen
Beispiel AG
Schwedenring 99
98765 Beispielstadt

Arbeitsstelle

Assistant Manager im Onlinemarketing

Stelleninhabende Person

Marina Beispiel

Abteilung

Marketing und PR

Vorgesetzte Person

Thomas Schneider

Stellvertretung

Michael Schmidt, Veronika Seibert

Ziele der Stelle

Hauptziel des Assistant Managers im Onlinemarketing ist die Stärkung der Unternehmensmarke in den digitalen Marketingkanälen. Dies umfasst sowohl die unternehmenseigene Webseite als auch die Präsenz in den sozialen Netzwerken Facebook, Twitter und TikTok. Die Arbeitsstelle beinhaltet zudem die Unterstützung der Abteilungsleitung im Rahmen der Budgetierung der Marketingkampagnen. Ferner ist die fortlaufende Erfolgskontrolle der Marketingmaßnahmen sicherzustellen.

Aufgabenbereiche

Hauptaufgaben:

Nebenaufgaben:

Zusammenarbeit

Die stelleninhabende Person steht in engem Austausch mit den übrigen Mitarbeitenden in der Marketing- und PR-Abteilung. Regelmäßige Kommunikation besteht insbesondere zu den Fachkräften in den Bereichen Contentmarketing, Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Webdesign. Zur erfolgreichen Erledigung aller anfallenden Tätigkeiten ist zudem eine fortlaufende Absprache mit dem Senior Marketing Manager erforderlich. Diese enge Abstimmung bezieht sich auf die Aspekte Budgetierung, Kostenkontrolle und Erfolgsanalyse.

Anforderungen

Die stelleninhabende Person besitzt ausgeprägte Kenntnisse über die Funktionsweise, das Potenzial und die Möglichkeiten von Social Media im Marketingkontext. Sie verfügt zudem über sehr gutes technisches Verständnis und erprobtes Wissen im Bereich Keyword-Recherche. Diese tiefgehenden Kenntnisse basieren auf nachweisbarer praktischer Erfahrung in der Pflege und im Ausbau digitaler Marketingkanäle. Zudem verfügt die Person über ein hohes Maß an Kreativität, exzellente Kommunikationsfähigkeit sowie ein Gespür für virale Marketingtrends

Wer schreibt das Beurteilungsschreiben?

Im Idealfall verfasst die Person die Arbeitsplatzbeschreibung, die die Stelle aktuell innehat. Sie ist mit den genauen Anforderungen, Tätigkeiten, Pflichten und Kompetenzen des Arbeitsplatzes gut vertraut. Unternehmen verlangt dies Feingefühl ab. Schnell entsteht bei dem Mitarbeitenden der Verdacht, die Stelle werde bald neu besetzt. Unmut, Frustration und Selbstzweifel sind die Folge.

Umso wichtiger ist es für Arbeitgeber, dem Stelleninhabenden – und somit der verfassenden Person – den Sinn der Arbeitsplatzbeschreibung zu verdeutlichen. Zu betonen sind die zahlreichen Vorteile, die das Schriftstück für den Mitarbeitenden selbst hat.

Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung Pflicht?

Nein, der Arbeitgeber muss keine vollständige Arbeitsplatzbeschreibung anfertigen. Laut § 2 Absatz 1 Nr. 5 des Nachweisgesetzes (NachwG) ist er allerdings verpflichtet, eine Tätigkeitsbeschreibung zu erstellen. Hierbei handelt es sich um eine grobe Auflistung der Leistungen, die der Stelleninhabende erbringen soll. Sie muss mindestens einen Monat nach Eintritt des Mitarbeitenden geschrieben und an diesen ausgehändigt werden.

Die Regelung zur Tätigkeitsbeschreibung ist ein Bestandteil des Arbeitsrechts. Entsprechend haben Arbeitnehmende einen gesetzlichen Anspruch auf das Dokument. Anders ist dies bei einer detaillierten Arbeitsplatzbeschreibung – bei ihr handelt es sich um ein freiwillig erstelltes Schriftstück.

Vor- und Nachteile einer Arbeitsplatzbeschreibung

Vorteile

Transparenz in Bezug auf zentrale Aspekte
Detailliertes Profil der Arbeitsstelle
Vielfältige Verwendungsmöglichkeiten für Personalabteilung
Hoher Informationsgehalt für Mitarbeitende
Basis für Optimierungsprozesse
Nützlich für erfolgreiches Changemanagement
Bessere Planungssicherheit für das Unternehmen
Hierarchie in privatwirtschaftlichen Unternehmen ist klar
Dienstweg bei öffentlichen Arbeitgebern ist klar

Nachteile

Aufwendige Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung
Zeitintensive Pflege des Dokuments
Überorganisation mit blockierender Wirkung
Hemmnis für die Kreativität der Mitarbeitenden
Negative Wirkung auf die Autonomie der Mitarbeitenden

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