Arbeitsplatzbeschreibung [2023] - Alles was du wissen musst (inkl. Muster) 5
Kontakt

Arbeitsplatzbeschreibung [2023] - Alles was du wissen musst (inkl. Muster)

Kundenbindungs-
maßnahmen - der große Ratgeber zur Kundenbindung

Eine Arbeitsplatzbeschreibung für eine besetzte Stelle zu verfassen, ist ein freiwilliger, aber unverzichtbarer Bestandteil moderner HR-Prozesse. Dieser Beitrag erläutert, was genau es mit dem Schriftstück auf sich hat und welche Inhalte in dem Dokument nicht fehlen dürfen. Er beinhaltet zudem ein herunterladbares Muster, das sich als wiederverwendbare Vorlage eignet.
Arbeitsplatzbeschreibung [2023] - Alles was du wissen musst (inkl. Muster) 6

Inhaltsverzeichnis

Arbeitsplatzbeschreibung [2023] - Alles was du wissen musst (inkl. Muster) 7
Dieser Artikel wurde geschrieben von Sina

Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.

Begeistert? Teile diesen Beitrag!

Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung und wozu dient sie?

Bei einer Arbeitsplatzbeschreibung handelt es sich um ein schriftliches Dokument, das Auskunft über die Anforderungen eines Arbeitsplatzes gibt. Die Beschreibung umfasst die Leistungen und Tätigkeiten des Mitarbeitenden innerhalb des Aufgabenbereichs. Gleichzeitig erläutert sie, wie die beschriebene Arbeitsstelle aus organisatorischer Sicht in den Betriebsablauf des Unternehmens eingebunden ist.

Aus der Beschreibung des Arbeitsplatzes geht hervor, welche Ziele, Pflichten und Aufgaben mit diesem verbunden sind. Die Kompetenzen und Befugnisse des Mitarbeitenden in dieser Position kommen ebenfalls zur Sprache. Die Personalabteilung nutzt dieses Dokument für mehrere Zwecke:

  • zur Prüfung der Rechtmäßigkeit von Versetzungen
  • für die Eingruppierung des Arbeitnehmenden in eine Gehaltsklasse
  • als Basis für Beurteilungen von Mitarbeitenden
  • zur klaren Zuteilung und Abgrenzung von Aufgaben
  • als (zusätzliche) Grundlage für die Formulierung einer Stellenanzeige
  • zur Planung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
  • für eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeitenden

Für Vorgesetzte ist die Arbeitsplatzbeschreibung ein hilfreiches Führungsinstrument. Mitarbeitenden hingegen dient die Beschreibung als transparenter Einblick in die Erwartungen, die der Arbeitgeber an ihren Arbeitsplatz hat. Mithilfe dieser Information können sie ihre Leistung genauer auf die Anforderungen des Unternehmens abstimmen. Beurteilungsgespräche fallen entsprechend besser aus, was die Mitarbeitermotivation langfristig erhöhen kann.

Die Einordnung des Arbeitsplatzes in die Unternehmensstruktur zu kennen, ist für Mitarbeitende ebenfalls von Vorteil. Auf diese Weise ist Ihnen bewusst, welcher Organisationseinheit sie angehören und welche Personen zu ihren Vorgesetzten zählen. Ihr Verantwortungsbereich ist klar abgesteckt. Dies beugt Kompetenzgerangel vor.

Arbeitsplatzbeschreibung und Stellenbeschreibung: Was ist der Unterschied?

Eine Arbeitsplatzbeschreibung gibt die Verhältnisse einer realen Arbeitsstelle wieder, auf Basis der tatsächlichen Begebenheiten. Sie ist ausführlich geschrieben und drückt den Ist-Zustand aus. Die einzelnen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Tätigkeitsfelder sind in Haupt- und Nebenaufgaben unterteilt (beispielsweise Budgetierung oder Recherche). Das Schriftstück ist vorzugsweise für den unternehmensinternen Gebrauch gedacht.

Anders ist dies bei einer Stellenbeschreibung. Sie ist deutlich kürzer und allgemeiner formuliert als eine Arbeitsplatzbeschreibung. Die Basis bildet eine abstrakte Wunschvorstellung des Arbeitgebers, also der Soll-Zustand. Eine Stellenbeschreibung eignet sich als Vorstufe der Stellenausschreibung und wird folglich für den externen Gebrauch im Rahmen des Recruitments verfasst. Abgesehen von ihrem Umfang und ihrem Zweck ähneln sich die Arbeitsplatzbeschreibung und die Stellenbeschreibung in Bezug auf ihren Inhalt.

Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung

Jedes Unternehmen kann das Dokument frei gestalten. Eine feste Gliederung für eine Arbeitsplatzbeschreibung gibt es nicht. In komplexen Tätigkeitsfeldern kann sie umfangreich ausfallen, sodass Stichpunkte, Zwischenüberschriften und andere Formatierungen zur Leserlichkeit beitragen. Um den Prozess zu erleichtern und den Aufbau zu vereinheitlichen, ist ein Muster hilfreich. Dieses muss die Verfasserin beziehungsweise der Verfasser lediglich an die Merkmale der zu beschreibenden Arbeitsstelle anpassen.

Was sollte in einer Arbeitsplatzbeschreibung stehen?

Das Schriftstück sollte alle Aspekte thematisieren, die den jeweiligen Arbeitsplatz ausmachen. Es beschreibt eine reale Stelle. Aus diesem Grund sind auch die Eckdaten der Person in das Dokument aufzunehmen, die den Arbeitsplatz aktuell besetzt. Die folgenden Informationen gehören mindestens in eine vollständige Arbeitsplatzbeschreibung.

Arbeitsplatzbeschreibung und Informationen zum aktuellen Mitarbeitenden

  • Name des Unternehmens
  • Stellen- oder Positionsbezeichnung
  • Kostenstelle
  • Vor- und Nachname des Stelleninhabenden
  • Geburtsdatum
  • Zeitpunkt des Unternehmenseintritts
  • Personalnummer
  • Arbeitszeit

Einordnung der Stelle aus organisatorischer Sicht