Definition: Was bedeutet interne Unternehmenskommunikation?

Der Begriff der internen Kommunikation bezieht sich auf die Art des Austausches von Informationen in einem Unternehmen. Er beschreibt, wie das Wissen unter der Belegschaft weitergegeben wird. Die interne Kommunikation ist die Definition der Art, des Mittels und der Beteiligten des unternehmensinternen Informationsaustausches.

Die Informationsweitergabe kann mündlich, schriftlich oder digital erfolgen. Zu den traditionellen Kommunikationsmitteln in Unternehmen zählen der Aushang am schwarzen Brett, E-Mails und persönliche Meetings. Im Zuge der Digitalisierung sind moderne Kommunikationswege hinzugekommen, die vermehrt auf den digitalen Informationsaustausch setzen.

Interne Unternehmenskommunikation - Definition, Tipps und Trends 1

Das Konzept der internen Kommunikation – 4 Säulen

Die innerbetriebliche Kommunikation ist ein Konzept, das auf vier Säulen basiert.

Information

Die wichtigste Säule der innerbetrieblichen Kommunikation ist die Information. Das übergeordnete Ziel des unternehmensinternen Austausches ist die Weitergabe von relevanten Informationen an die richtigen Empfänger. Diese nehmen den Inhalt zur Kenntnis und lassen ihn in ihre Arbeit einfließen. Die Transparenz, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen spielt eine übergeordnete Rolle. Darüber hinaus sollte sie allen betroffenen Personen zum selben Zeitpunkt zugänglich gemacht werden.

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Dialog

Der Informationsaustausch ist nicht als Einbahnstraße zu verstehen. Eines der Ziele der internen Kommunikation ist vielmehr, einen Dialog innerhalb der Belegschaft zu begünstigen. Dieser kann horizontal, das heißt zwischen unterschiedlichen Hierarchiestufen, stattfinden. Ein vertikaler Dialog zwischen gleichrangigen Personen ist ebenfalls möglich.

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Motivation

Die Kommunikation im Unternehmen hat einen unmittelbaren Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter. Ein kontinuierlicher und zielgerichteter Informationsfluss gibt ihnen ein Gefühl der Wertschätzung. Darüber hinaus verhindert er Unsicherheiten und Frust, die im Zusammenhang mit unklaren Arbeitsanweisungen und mangelnder Kommunikation schnell entstehen. Die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen wird langfristig gemindert.

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Wissenstransfer

Mit jedem Mitarbeiter der kündigt, geht dem Unternehmen ein Stück Wissen verloren. Die innerbetriebliche Kommunikation dient daher auch der Übertragung von Know-how und spezifischen Informationen, die der Nachfolger für eine effiziente Aufgabenerledigung benötigt. Vielen Mitarbeitern ist die Anerkennung durch ihre Vorgesetzten wichtig. Der Wissenstransfer ist eine ideale Grundlage, die betroffene Person für ihre Leistung zu loben. Nicht zuletzt erhalten die Führungskräfte durch diese Säule der internen Kommunikation einen Einblick in die Entwicklungspotenziale einzelner Mitarbeiter.

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5 Instrumente der internen Unternehmenskommunikation

Die traditionellen Arbeitsabläufe in Unternehmen sind längst digitalen Prozessen gewichen. Folglich hat sich auch die Art und Weise geändert, wie im beruflichen Alltag miteinander kommuniziert wird. In den vergangenen Jahren haben sich fünf moderne Instrumente der innerbetrieblichen Kommunikation in der Praxis etabliert. Sie alle setzen den Fokus auf eine intuitive Bedieneroberfläche, eine nahtlose Implementierung in den Arbeitsalltag und Interaktivität.

Intranet

Das Intranet ist ein häufig genutztes Mittel für die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern. Es ist ein unternehmensinternes Netz, in dem Informationen aller Art bereitgestellt werden. Im Gegensatz zum Internet ist es nur einem bestimmten Kreis – nämlich den Mitgliedern der Unternehmensorganisation – zugänglich. Durch Beschränkungen kann der Zugriff auf sensible Informationen im Intranet zusätzlich begrenzt werden.

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Wiki und digitales Mitarbeiterhandbuch

Ein Wiki ist eine digitale Datenbank, in der Informationen gespeichert sind. Der Zugriff auf die Datenbank ist den Mitarbeitern des Unternehmens vorbehalten. Der Begriff stammt aus der hawaiianischen Sprache und lässt sich mit „schnell“ übersetzen. Seinem Namen macht dieses Kommunikationsmittel alle Ehre. Durch die intuitive Bedieneroberfläche und die eingebaute Suchfunktion finden die Mitarbeiter die gewünschten Informationen mit nur wenigen Klicks.

Darüber hinaus können die Einträge in der Wissensdatenbank ergänzt, korrigiert und kommentiert werden. Ähnlich wie das digitale Mitarbeiterhandbuch fungiert das Wiki als Unterstützung im Berufsalltag. Die große Zeitersparnis und die Möglichkeit des interaktiven Informationsaustausches machen das Wiki und das digitale Handbuch zu beliebten Formen der internen Kommunikation.

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Messaging-Tools

Instant Messaging-Tools, wie Slack oder Skype, verkürzen die internen Kommunikationswege. Mitarbeiter können sich ohne Zeitverzögerung untereinander austauschen. Die Kommunikation erfolgt per Textnachricht über das jeweilige Tool. Ihre zahlreichen Vorteile haben diese Form des innerbetrieblichen Informationsaustausches zum festen Bestandteil in der Praxis gemacht. Die Flut an E-Mails wird vermindert und die Effizienz der internen Kommunikation erhöht.

Messaging-Tools sind außerdem ein praktisches Mittel, um Mitarbeiter ohne PC in die Kommunikation einzubinden. Die Kollegen in der Produktion und Mitarbeiter auf Geschäftsreise können aktiv am Informationsaustausch teilnehmen, ohne sich ausgeschlossen zu fühlen.

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Social Media

Geschlossene Gruppen in den sozialen Medien, wie Facebook und LinkedIn, haben sich in der beruflichen Praxis ebenfalls bewährt. Viele Mitarbeiter nutzen diese Kanäle privat und sind mit ihrer Funktionsweise vertraut. Das ist gleichzeitig das Risiko an dieser Form der internen Kommunikation mit den Mitarbeitern. Sie werden verleitet, in den sozialen Netzwerken zu verweilen. Der Schritt zur privaten Nutzung während der Arbeitszeit ist nicht weit. Vor der Einführung dieses Kommunikationsinstruments sollte daher eine Schulung zum angemessenen Verhalten mit klaren Richtlinien durchgeführt werden.

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Interner Blog

Ein interner Blog ähnelt der Funktionsweise öffentlicher Blogs. Der Unterschied liegt in der Einschränkung der Nutzer auf die Mitarbeiter des Unternehmens. Dieses Instrument wird auch als Micro-Blog bezeichnet. Es ist der Ort, an dem die Belegschaft Artikel, Gedanken und Informationen im Zusammenhang mit dem Tagesgeschäft veröffentlicht. Fotos und Videos können problemlos integriert werden. Die Beiträge können von den anderen Mitarbeitern eingesehen und kommentiert werden. Es entsteht ein offener Dialog, der sich über Hierarchie- und Abteilungsgrenzen hinwegsetzt.