Interne Unternehmenskommunikation

Interne Unternehmenskommunikation – Definition, Tipps und Trends

Definition: Was bedeutet interne Unternehmenskommunikation?

Der Begriff der internen Kommunikation bezieht sich auf die Art des Austausches von Informationen in einem Unternehmen. Er beschreibt, wie das Wissen unter der Belegschaft weitergegeben wird. Die interne Kommunikation ist die Definition der Art, des Mittels und der Beteiligten des unternehmensinternen Informationsaustausches.

Die Informationsweitergabe kann mündlich, schriftlich oder digital erfolgen. Zu den traditionellen Kommunikationsmitteln in Unternehmen zählen der Aushang am schwarzen Brett, E-Mails und persönliche Meetings. Im Zuge der Digitalisierung sind moderne Kommunikationswege hinzugekommen, die vermehrt auf den digitalen Informationsaustausch setzen.

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Das Konzept der internen Kommunikation – 4 Säulen

Die innerbetriebliche Kommunikation ist ein Konzept, das auf vier Säulen basiert.

Information

Die wichtigste Säule der innerbetrieblichen Kommunikation ist die Information. Das übergeordnete Ziel des unternehmensinternen Austausches ist die Weitergabe von relevanten Informationen an die richtigen Empfänger. Diese nehmen den Inhalt zur Kenntnis und lassen ihn in ihre Arbeit einfließen. Die Transparenz, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen spielt eine übergeordnete Rolle. Darüber hinaus sollte sie allen betroffenen Personen zum selben Zeitpunkt zugänglich gemacht werden.

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Dialog

Der Informationsaustausch ist nicht als Einbahnstraße zu verstehen. Eines der Ziele der internen Kommunikation ist vielmehr, einen Dialog innerhalb der Belegschaft zu begünstigen. Dieser kann horizontal, das heißt zwischen unterschiedlichen Hierarchiestufen, stattfinden. Ein vertikaler Dialog zwischen gleichrangigen Personen ist ebenfalls möglich.

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Motivation

Die Kommunikation im Unternehmen hat einen unmittelbaren Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter. Ein kontinuierlicher und zielgerichteter Informationsfluss gibt ihnen ein Gefühl der Wertschätzung. Darüber hinaus verhindert er Unsicherheiten und Frust, die im Zusammenhang mit unklaren Arbeitsanweisungen und mangelnder Kommunikation schnell entstehen. Die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen wird langfristig gemindert.

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Wissenstransfer

Mit jedem Mitarbeiter der kündigt, geht dem Unternehmen ein Stück Wissen verloren. Die innerbetriebliche Kommunikation dient daher auch der Übertragung von Know-how und spezifischen Informationen, die der Nachfolger für eine effiziente Aufgabenerledigung benötigt. Vielen Mitarbeitern ist die Anerkennung durch ihre Vorgesetzten wichtig. Der Wissenstransfer ist eine ideale Grundlage, die betroffene Person für ihre Leistung zu loben. Nicht zuletzt erhalten die Führungskräfte durch diese Säule der internen Kommunikation einen Einblick in die Entwicklungspotenziale einzelner Mitarbeiter.

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5 Instrumente der internen Unternehmenskommunikation

Die traditionellen Arbeitsabläufe in Unternehmen sind längst digitalen Prozessen gewichen. Folglich hat sich auch die Art und Weise geändert, wie im beruflichen Alltag miteinander kommuniziert wird. In den vergangenen Jahren haben sich fünf moderne Instrumente der innerbetrieblichen Kommunikation in der Praxis etabliert. Sie alle setzen den Fokus auf eine intuitive Bedieneroberfläche, eine nahtlose Implementierung in den Arbeitsalltag und Interaktivität.

Intranet

Das Intranet ist ein häufig genutztes Mittel für die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern. Es ist ein unternehmensinternes Netz, in dem Informationen aller Art bereitgestellt werden. Im Gegensatz zum Internet ist es nur einem bestimmten Kreis – nämlich den Mitgliedern der Unternehmensorganisation – zugänglich. Durch Beschränkungen kann der Zugriff auf sensible Informationen im Intranet zusätzlich begrenzt werden.

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Wiki und digitales Mitarbeiterhandbuch

Ein Wiki ist eine digitale Datenbank, in der Informationen gespeichert sind. Der Zugriff auf die Datenbank ist den Mitarbeitern des Unternehmens vorbehalten. Der Begriff stammt aus der hawaiianischen Sprache und lässt sich mit „schnell“ übersetzen. Seinem Namen macht dieses Kommunikationsmittel alle Ehre. Durch die intuitive Bedieneroberfläche und die eingebaute Suchfunktion finden die Mitarbeiter die gewünschten Informationen mit nur wenigen Klicks.

Darüber hinaus können die Einträge in der Wissensdatenbank ergänzt, korrigiert und kommentiert werden. Ähnlich wie das digitale Mitarbeiterhandbuch fungiert das Wiki als Unterstützung im Berufsalltag. Die große Zeitersparnis und die Möglichkeit des interaktiven Informationsaustausches machen das Wiki und das digitale Handbuch zu beliebten Formen der internen Kommunikation.

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Messaging-Tools

Instant Messaging-Tools, wie Slack oder Skype, verkürzen die internen Kommunikationswege. Mitarbeiter können sich ohne Zeitverzögerung untereinander austauschen. Die Kommunikation erfolgt per Textnachricht über das jeweilige Tool. Ihre zahlreichen Vorteile haben diese Form des innerbetrieblichen Informationsaustausches zum festen Bestandteil in der Praxis gemacht. Die Flut an E-Mails wird vermindert und die Effizienz der internen Kommunikation erhöht.

Messaging-Tools sind außerdem ein praktisches Mittel, um Mitarbeiter ohne PC in die Kommunikation einzubinden. Die Kollegen in der Produktion und Mitarbeiter auf Geschäftsreise können aktiv am Informationsaustausch teilnehmen, ohne sich ausgeschlossen zu fühlen.

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Social Media

Geschlossene Gruppen in den sozialen Medien, wie Facebook und LinkedIn, haben sich in der beruflichen Praxis ebenfalls bewährt. Viele Mitarbeiter nutzen diese Kanäle privat und sind mit ihrer Funktionsweise vertraut. Das ist gleichzeitig das Risiko an dieser Form der internen Kommunikation mit den Mitarbeitern. Sie werden verleitet, in den sozialen Netzwerken zu verweilen. Der Schritt zur privaten Nutzung während der Arbeitszeit ist nicht weit. Vor der Einführung dieses Kommunikationsinstruments sollte daher eine Schulung zum angemessenen Verhalten mit klaren Richtlinien durchgeführt werden.

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Interner Blog

Ein interner Blog ähnelt der Funktionsweise öffentlicher Blogs. Der Unterschied liegt in der Einschränkung der Nutzer auf die Mitarbeiter des Unternehmens. Dieses Instrument wird auch als Micro-Blog bezeichnet. Es ist der Ort, an dem die Belegschaft Artikel, Gedanken und Informationen im Zusammenhang mit dem Tagesgeschäft veröffentlicht. Fotos und Videos können problemlos integriert werden. Die Beiträge können von den anderen Mitarbeitern eingesehen und kommentiert werden. Es entsteht ein offener Dialog, der sich über Hierarchie- und Abteilungsgrenzen hinwegsetzt.

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Die Trends der internen Unternehmenskommunikation

Der unternehmerische Alltag unterliegt einem ständigen Wandel. Diese Entwicklung ist auf das rasante Wachstum des Technologiesektors zurückzuführen. Es entstehen Innovationen, die die Prozesse, Kommunikationsstrukturen und Entscheidungswege in allen Branchen nachhaltig verändern. Diese drei Trends werden die Kommunikation im Unternehmen zukünftig prägen.

Chatbots und künstliche Intelligenz

Um die Kommunikation intern effizienter zu gestalten, setzen innovative Marktteilnehmer vermehrt auf die Vorteile künstlicher Intelligenz. Die Einsatzgebiete der intelligenten Systeme sind vielfältig und werden von den Entwicklern regelmäßig durch neue Funktionen ergänzt. Von ihren Vorteilen profitieren nicht nur IT-Unternehmen. Vor allem in produzierenden Unternehmen mit vielen einzelnen Arbeitsschritten erhöht künstliche Intelligenz die Effizienz der innerbetrieblichen Kommunikation.

In der Praxis erfreuen sich Chatbots großer Beliebtheit. Sie stehen neuen Mitarbeitern als computerbasierte Partner zur Seite und beantworten Standardfragen im Rahmen der Einarbeitung. Die Vorgesetzten und die Kollegen werden entlastet und können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus können Kommunikationssysteme mit künstlicher Intelligenz die Mitarbeiter als Übersetzer in Echtzeit beim Austausch mit den internationalen Zweigstellen unterstützen.

Chatbots für die interne Unternehmenskommunikation
Trello - Kanban basierte Unternehmenskommunikation

Trello & Co. – Tools für Themenmanagement

Im hektischen Arbeitsalltag kommt der Aktualität von Informationen eine hohe Bedeutung zu. Die Kommunikation muss in Echtzeit erfolgen, leicht zugänglich sein und den ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen. Ein Faktor, der in Zeiten des Homeoffice an Bedeutung gewinnt. Die modernen Tools ermöglichen Unternehmen, deren Mitarbeiter sich regelmäßig auf Dienstreise befinden, einen reibungslosen und unkomplizierten Austausch mit ihrem Team.

Spezielle Tools, wie die Software Trello, bündeln Wissen und stellen es visuell ansprechend zur Verfügung. Der Inhalt kann nach Thema, Dringlichkeit oder Projekt geordnet werden. Trello funktioniert plattformübergreifend und ist mit iOS und Android nutzbar. Eine regelmäßige Synchronisation garantiert die Aktualität der Informationen. Neben den Vorteilen für die innerbetriebliche Kombination überzeugen Trello & Co auch als leicht implementierbare Elemente des Zeitmanagements.

Persönlicher Austausch

Trotz der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmenskommunikation hat der persönliche Austausch nichts von seiner Relevanz eingebüßt. Das Gegenteil ist der Fall. Je digitaler der Informationsaustausch eines Unternehmens ausgerichtet ist, desto stärker sehnen sich die Mitarbeiter nach persönlicher Interaktion mit ihren Kollegen und Vorgesetzten. Diese Art der internen Kommunikation wird daher auch in Zukunft ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags bleiben.

Besondere Formen des Austausches können ohnehin nicht durch digitale Prozesse ersetzt werden. Ein Beispiel ist das Feedback- und Zielvereinbarungsgespräch. Findet es persönlich statt, kann die Führungskraft den Ton der Unterhaltung aktiv beeinflussen. Eventuelle Missverständnisse, wie sie in der schriftlichen Kommunikation vorkommen können, werden verhindert. Nicht zuletzt fühlen sich die Mitarbeiter durch ein persönliches Gespräch mit ihrem Vorgesetzten wertgeschätzt. Ein Gefühl, das sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirkt.

Kommunikation mit Mitarbeitern

Die 3 häufigsten Fehler in der internen Unternehmenskommunikation

Inkonsequente Wahl des Kommunikationskanals

Der Schlüssel zu einer effizienten innerbetrieblichen Kommunikation ist die Bereitstellung leicht zugänglicher Informationen über ein passendes Medium. Wird das Kommunikationsmittel beliebig ausgewählt besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter die Informationen zu spät oder gar nicht erhalten. Sie reagieren mit Verunsicherung und Frust. Darüber hinaus wirken unklare Strukturen unprofessionell und schmälern das Ansehen des Unternehmens in den Augen der Belegschaft.

Eine verbindliche Festlegung der geeigneten Kanäle ist unverzichtbar. Dies sollte für jede Informationsart geschehen. Die Veröffentlichung interner Stellenausschreibungen erfolgt zum Beispiel ausschließlich im Intranet, während Mitarbeiterevents in der geschlossenen Gruppe auf Facebook oder LinkedIn angekündigt werden. Auf diese Weise entsteht eine nachvollziehbare Struktur, durch die der einzelne Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell und zielsicher findet.

Struktur im Unternehmen
Mündliche Kommunikation im Unternehmen

Falsche Herangehensweise an die interne Kommunikation

Eine der vier Säulen erfolgreicher Kommunikation im Unternehmen ist der Dialog. Dieser Punkt nimmt in der Praxis eine besondere Rolle ein. Der große Vorteil der modernen Kommunikationsinstrumente ist die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme durch die Mitarbeiter. Die Tools erlauben der Belegschaft, den Führungskräften Feedback zu allgemeinen Abläufen oder bestimmten Projekten zukommen zu lassen. Eine wichtige Informationsquelle, durch die Probleme innerhalb des Teams schnell behoben werden können. Wird der Input der Mitarbeiter nicht beachtet, fühlen sie sich Unnütz und reagieren mit Frust. Ihr Wille, sich auf die neuen Kommunikationswege einzulassen, sinkt.

Das Feedback der Belegschaft sollte von den Führungskräften nicht nur eingefordert, sondern auch berücksichtigt werden. Um von den zahlreichen Vorteilen des interaktiven Austausches mit den Mitarbeitern zu profitieren, muss die interne Unternehmenskommunikation somit als Dialog – und nicht als Monolog – verstanden werden.

Diskrepanz zwischen interner und externer Kommunikation

Die Art des Informationsaustausches hat einen starken Einfluss auf die Unternehmenskultur. Ein erfolgreich implementiertes Konzept zur internen Kommunikation stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen und sorgt für ein Wir-Gefühl, das Hierarchie- und Abteilungsgrenzen überwindet. Das ist von besonderer Bedeutung, wenn die Außenkommunikation des Unternehmens von Themen wie Zusammenhalt und Offenheit geprägt ist. Passt dies nicht mit dem Betriebsklima zusammen, verlieren die Mitarbeiter den Respekt vor ihrem Arbeitgeber.

Ein stimmiges und interaktives Kommunikationskonzept verbessert das Arbeitsklima im gesamten Unternehmen und stärkt die Arbeitgebermarke. Aufgabe der Führungskräfte, der leitenden Angestellten und der Geschäftsführung ist es, die interne Kommunikation als Konzept mitzutragen und mit gutem Beispiel voranzugehen. Auf diese Weise bleibt die Mitarbeitermotivation konstant hoch.

Den richtigen Ton in der Mitarbeiterkommunikation

Fazit

Der Aufbau einer strukturierten, zielgerichteten und offenen internen Kommunikationskultur wirkt sich positiv auf die Mitarbeitermotivation aus. Voraussetzung für ein erfolgreiches Konzept zur internen Kommunikation ist die richtige Herangehensweise. Neben der Wahl geeigneter Kanäle und ihrer konsequenten Nutzung muss der unternehmensinterne Austausch als interaktiver Dialog mit den Mitarbeitern angesehen werden.

Ein Blick auf die aktuellen Trends im Bereich innerbetrieblicher Kommunikation lohnt sich. Wikis, Messaging-Tools und spezielle Software bieten zusätzliche Zeitersparnis und ermöglichen den Austausch in Echtzeit. Wer die vorhandenen Möglichkeiten professionell und nachhaltig in den Arbeitsalltag integriert, profitiert von den eigentlichen Zielen der internen Kommunikation. Dazu zählt ein dauerhafter Anstieg der Produktivität und eine sinkenden Mitarbeiterfluktuation.

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2021-02-03T11:12:55+01:00
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