Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.
Eine Zielvereinbarung ist der Definition nach eine spezielle Übereinkunft, die ein Arbeitgeber mit einem einzelnen Mitarbeiter trifft. Im Fokus stehen konkrete Ziele, die die Person in einem bestimmten Zeitraum – meist ein Jahr – erreichen soll. Am Ende der Umsetzungsphase schauen Vorgesetzter und Mitarbeiter gemeinsam, in welchem Maße der Soll-Zustand eingetreten ist.
Moderne Zielvereinbarungsprozesse basieren auf einem Konzept, das der US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker bereits im Jahr 1954 entwickelte. Sein „Management by Objectives“-Ansatz wurde über die vergangenen Jahrzehnte kontinuierlich verfeinert und erweitert. Zielvereinbarungen zählen heutzutage zu den wichtigsten Methoden der Personalführung und -entwicklung in Unternehmen aller Branchen und jeder Größe.
Der besondere Vorteil von Zielvereinbarungen ist ihr großer Nutzen für Unternehmen und Angestellte. Zudem ist der Inhalt frei gestaltbar. So kannst du aufgabenbezogene, verhaltensbezogene und entwicklungsbezogene Ziele qualitativer oder quantitativer Art in den Vordergrund stellen.
Die Bedeutung von Zielvereinbarungen für beide Parteien:
Zielvereinbarungen für Mitarbeiter ermöglichen Arbeitgebern, jeden einzelnen Mitarbeiter im Sinne der Unternehmensvision zu fordern und zu fördern. Gleichzeitig verstehen die Angestellten besser, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Im Optimalfall arbeiten sie durch diese Klarheit effizienter, motivierter und fokussierter.
In diesem ersten Abschnitt ermittelt der Vorgesetzte den aktuellen Stand des Angestellten hinsichtlich seiner fachlichen Leistungen und zwischenmenschlichen Kompetenzen. Von Interesse ist, inwiefern diese mit den Abteilungs- und/oder Unternehmenszielen im Einklang sind. Dies dient als Grundlage, um individuelle Zielsetzungen zu entwickeln.
Auch der Mitarbeiter beurteilt seinen bisherigen Beitrag im Unternehmen. Auf dieser Basis arbeitet er heraus, wo er steht und welche Ziele er in den kommenden Geschäftsperioden realisieren möchte.
Der Mitarbeiter startet mit der Umsetzung der Maßnahmen, die für die Zielerreichung relevant sind. Er nimmt seine Eigenverantwortung wahr und priorisiert seine Aufgaben selbständig. Zudem dokumentiert er Meilensteine, die er auf dem Weg zum Soll-Zustand erreicht.
Aufgabe des Vorgesetzten in der Umsetzungsphase ist es, dem Mitarbeiter die zugesagte Unterstützung zukommen zu lassen. Vereinbarte Budgets sollten freigegeben und Anmeldungen zu Weiterbildungen vorgenommen werden. Mit einem Blick auf die Zwischenziele gilt es zu ermitteln, ob der Arbeitnehmer zusätzliche Hilfe bei der Umsetzung benötigt.
Am Ende der Umsetzungsphase werten Vorgesetzter und Mitarbeiter den Grad der Zielerreichung gemeinsam aus. Beide Seiten haben die Gelegenheit, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge vorzustellen.
Hat der Arbeitnehmer das Ziel erreicht oder übertroffen, erhält er die vereinbarte Belohnung. Hierbei kann es sich um Boni, Sachprämien oder andere nicht monetäre Anreize handeln. Im gegenteiligen Fall steht eine intensive Fehleranalyse an. Unabhängig vom Ergebnis sollten die Erkenntnisse aus der Kontrollphase in zukünftige Zielvereinbarungsprozesse einfließen.
Die SMART-Formel ist die Basis, um wirkungsvolle Zielvereinbarungen zu formulieren. Der Ansatz stammt aus dem Projektmanagement und setzt sich aus den folgenden Kriterien zusammen.
Spezifisch
Die Ziele sollten präzise und verständlich formuliert sein – ohne Freiraum für Interpretation. Dies stellt sicher, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter unter den vereinbarten Punkten dasselbe verstehen.
Messbar
Nur wenn der Erfolg objektiv messbar ist, können Zielvereinbarungsprozesse fair und transparent ablaufen. Bei quantitativen Zielen ist dies mit KPIs möglich. Die Analyse qualitativer Faktoren erfolgt hingegen indirekt anhand von intern und extern erhobenen Datenpunkten.
Akzeptabel
In Bezug auf Zielvereinbarungen für Mitarbeiter sollten die vereinbarten Punkte nicht nur einer Seite zugutekommen. Der Anspruch sollte sein, einen für Arbeitgeber und Angestellten tragbaren Konsens zu finden. Auf diese Weise stehen beide Parteien hinter der Übereinkunft.
Realistisch
Wer zu viel auf einmal möchte, fühlt sich schnell überfordert und frustriert. Im gegenteiligen Fall drohen Langeweile und Demotivation. Ein Aspekt der SMART-Formel ist daher, das Ziel auf die individuelle Leistungsfähigkeit abzustimmen. Der Soll-Zustand muss für den Mitarbeiter realistisch erreichbar sein.
Terminiert
Zu welchem Datum soll das gesetzte Ziel erreicht worden sein? Einen zeitlichen Rahmen zu setzen, ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgversprechender Zielvereinbarungsprozesse. So werden die erforderlichen Aufgaben nicht aufgeschoben, sondern mit dem Abschlusspunkt im Hinterkopf angegangen.
Der erste Schritt ist, Informationen über den Angestellten zusammenzutragen. Sofern es sich nicht um das erste Gespräch handelt, sind die Auswertungen vorangegangener Übereinkünfte eine wertvolle Informationsquelle.
Die folgenden Aufgaben gehören zur Planung eines Zielvereinbarungsgesprächs:
Im Anschluss an die Planung folgt die Durchführung des Gesprächs. Dessen Verlauf verdeutlicht, wie sorgfältig du dich vorbereitet hast. Im Idealfall starten du und dein Mitarbeiter offen und positiv in den Termin.
Die folgenden Aufgaben gehören zur Durchführung eines Zielvereinbarungsgesprächs:
Ein gelungenes Zielvereinbarungsgespräch zu führen, erfordert Übung. In der Phase der Nachbereitung gilt es, wertvolle Erkenntnisse aus dem Termin zu ziehen. Diese dienen dir als Grundlage für kommende Gespräche.
Die folgenden Aufgaben gehören zur Nachbereitung eines Zielvereinbarungsgesprächs:
Nimm dir ausreichend Zeit, um den Inhalt der Abmachung zu verfeinern. In der Praxis scheitern viele von ihnen an einem unpassenden Wortlaut. Die folgenden Tipps helfen dir, Zielvereinbarungen richtig zu formulieren.
Die richtige Anzahl an Zielen finden
Personalexperten empfehlen, maximal drei Ziele pro Quartal und Mitarbeiter zu formulieren. Durch dieses ausgewogene Pensum wachsen deine Arbeitnehmer an ihren neuen Aufgaben, ohne übermäßigen Leistungsdruck zu empfinden. Erreichen sie das Endziel deutlich früher als geplant, kannst du weitere Punkte in die Vereinbarung für diese Geschäftsperiode aufnehmen.
So präzise wie möglich formulieren
Ein häufiger Fehler bei Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern ist unspezifische Sprache. Der Arbeitnehmer versteht die an ihn gestellten Erwartungen nicht und fühlt sich frustriert. Und: Der Erfolg ist bei zu allgemein gefassten Zielsetzungen nur schwer messbar. Drücke dich daher präzise und unmissverständlich aus.
Den Input des Mitarbeiters berücksichtigen
Eine Zielvereinbarung dient nicht dem Zweck, deinem Mitarbeiter strikte Befehle zu erteilen. Dies widerspräche dem eigentlichen Sinn der Führungsmaßnahme. Sinnvoller ist, die Ziele gemeinsam auszuarbeiten. Hierzu gehört, die Wünsche, Visionen, Zweifel und Vorbehalte des Arbeitnehmers anzuhören.
Zwischenziele definieren
Als Teil des Jahresgesprächs beläuft sich der Realisierungszeitraum von Zielvereinbarungen häufig auf zwölf Monate. Angesichts dieser langen Zeitspanne bietet es sich an, Zwischenziele zu formulieren. Als Meilensteine führen Sie den Mitarbeiter schrittweise zum Endziel.
Mithilfe der SMART-Formel kannst du Zielvereinbarungen flexibel auf die Position und den Aufgabenbereich des Mitarbeiters zuschneiden. Die folgenden fünf Beispiele für konkrete Zielvereinbarungen helfen dir, die richtige Formulierung zu finden.
Zielvereinbarungen sind ein wichtiger Bestandteil der Personalführung. Sie helfen deinen Mitarbeitern, ihre Leistung noch besser auf die Erwartungen deines Unternehmens abzustimmen und ihr individuelles Potenzial zu entfalten. Um Unklarheiten und Missverständnisse zu vermeiden, sollten die vereinbarten Ziele der SMART-Formel entsprechen.
Schulungen, Coachings und andere Maßnahmen können eine sinnvolle Unterstützung in der Umsetzungsphase sein. Wichtig ist, den Erfolg des Zielvereinbarungsprozesses abschließend gemeinsam auszuwerten. Nutze das Feedback, um zukünftige Zielvereinbarungen für deine Mitarbeiter zu optimieren. Wenn du diese Aspekte beachtest, gibst du deiner Belegschaft einen wirkungsvollen Impuls, um fortan motivierter und produktiver zu arbeiten.
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