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Gleitzeit auch bei Teilzeit: Flexible Arbeitsmodelle als Benefit
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18. Juni 2024
Nur wer eine klare Vorstellung vom Ziel hat, kann konsequent auf dieses hinarbeiten. In der Arbeitswelt sind Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern essenziell für das Unternehmenswachstum. Dieser Beitrag verrät, warum die individuellen Abmachungen einen so hohen Stellenwert in der Personalführung einnehmen. Nutze die Muster und Beispiele als Orientierungshilfe, um die Vereinbarungen für deine Angestellten präzise zu formulieren.
Inhaltsverzeichnis
Dieser Artikel wurde geschrieben von Sina
Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.
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Definition: Was sind Zielvereinbarungen?
Eine Zielvereinbarung ist der Definition nach eine spezielle Übereinkunft, die ein Arbeitgeber mit einem einzelnen Mitarbeiter trifft. Im Fokus stehen konkrete Ziele, die die Person in einem bestimmten Zeitraum – meist ein Jahr – erreichen soll. Am Ende der Umsetzungsphase schauen Vorgesetzter und Mitarbeiter gemeinsam, in welchem Maße der Soll-Zustand eingetreten ist.
Moderne Zielvereinbarungsprozesse basieren auf einem Konzept, das der US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker bereits im Jahr 1954 entwickelte. Sein „Management by Objectives“-Ansatz wurde über die vergangenen Jahrzehnte kontinuierlich verfeinert und erweitert. Zielvereinbarungen zählen heutzutage zu den wichtigsten Methoden der Personalführung und -entwicklung in Unternehmen aller Branchen und jeder Größe.
Bedeutung für Unternehmen und Mitarbeiter
Der besondere Vorteil von Zielvereinbarungen ist ihr großer Nutzen für Unternehmen und Angestellte. Zudem ist der Inhalt frei gestaltbar. So kannst du aufgabenbezogene, verhaltensbezogene und entwicklungsbezogene Ziele qualitativer oder quantitativer Art in den Vordergrund stellen.
Die Bedeutung von Zielvereinbarungen für beide Parteien:
- Transparenz: Der Mitarbeiter erfährt, welche Leistung der Arbeitgeber sehen möchte. Dadurch fühlt er sich bei der Erledigung seiner Aufgaben sicherer und kann diese passgenau auf die Erwartungen des Unternehmens abstimmen.
- Eigenverantwortung: Im Zielvereinbarungsgespräch vereinbaren Vorgesetzter und Angestellter den gewünschten Soll-Zustand. Wie der Mitarbeiter diesen erreicht, steht ihm frei. Dies stärkt die Eigenverantwortung und das Selbstbewusstsein im Erfolgsfall.
- Wertschätzung: Eine Zielvereinbarung ist auf das Entwicklungspotenzial des Arbeitnehmers zugeschnitten. Das Unternehmen bekundet seinen Willen, jeden Mitarbeiter individuell voranbringen zu wollen – was auch dem Unternehmen selbst zugutekommt.
- Priorisierung: In komplexen Arbeitsbereichen helfen Zielvereinbarungen dem Mitarbeiter, seine Aufgaben zu priorisieren. Dies beugt einem Gefühl der Überforderung vor – ein häufiges Problem in der modernen, anspruchsvollen Arbeitswelt.
- Verbindlichkeit: Vorgesetzter und Angestellter halten die gemeinsam erarbeiteten Ziele schriftlich fest. Im Gegensatz zu rein mündlichen Absprachen erhöht dies die Ernsthaftigkeit der Übereinkunft.
- Entwicklung: Realistische Ziele animieren die Mitarbeiter, sich neuen Herausforderungen zu stellen – stets im Rahmen ihrer individuellen Fähigkeiten. Oft treten so Talente zum Vorschein, die zuvor verborgen geblieben sind.
Zielvereinbarungen für Mitarbeiter ermöglichen Arbeitgebern, jeden einzelnen Mitarbeiter im Sinne der Unternehmensvision zu fordern und zu fördern. Gleichzeitig verstehen die Angestellten besser, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Im Optimalfall arbeiten sie durch diese Klarheit effizienter, motivierter und fokussierter.
Vor- und Nachteile von Zielvereinbarungen
In der Praxis gelten Zielvereinbarungen für Mitarbeiter als unverzichtbarer Pfeiler für langfristigen Unternehmenserfolg. Doch der Führungsansatz ist nicht frei von Kritik
Vorteile:
- Mitarbeiter entdecken ihr Potenzial und entwickeln mehr Selbstvertrauen.
- Arbeitgeber können den Fokus einzelner Angestellter besser steuern.
- Durch die gemeinsame Ausarbeitung steigt das Vertrauen zueinander.
- Die realistischen Zielsetzungen wirken Überforderung entgegen.
- Die Anforderungen sind fair und messbar, statt ungerecht und willkürlich.
- Mitarbeitermotivation, Produktivität und Leistungsbereitschaft der Angestellten entwickeln sich positiv.
Nachteile:
- Zu starre Erwartungen können die Kreativität der Mitarbeiter schmälern.
- Es können nur objektiv messbare Ziele in die Vereinbarung aufgenommen werden.
- Ist der Leistungsdruck zu hoch, kann sich dies negativ auf das Betriebsklima auswirken.
- Nichterreichen der Ziele hat oft keine Konsequenzen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Herangehensweise kannst du viele der etwaigen Nachteile umgehen. Wie dies gelingt, erfährst du im Verlauf dieses Beitrags.
So laufen Zielvereinbarungsprozesse grundsätzlich ab
Eine gelungene Zielvereinbarung für Mitarbeiter enthält mehr als eine Aufzählung von Soll-Zuständen zu einem bestimmten Stichtag. Sie visualisiert vielmehr die Reise, die der Angestellte vom Status quo bis zum Endziel zurücklegt. Diese setzt sich aus vier Phasen zusammen.
Phase 1: Ist-Analyse
In diesem ersten Abschnitt ermittelt der Vorgesetzte den aktuellen Stand des Angestellten hinsichtlich seiner fachlichen Leistungen und zwischenmenschlichen Kompetenzen. Von Interesse ist, inwiefern diese mit den Abteilungs- und/oder Unternehmenszielen im Einklang sind. Dies dient als Grundlage, um individuelle Zielsetzungen zu entwickeln.
Auch der Mitarbeiter beurteilt seinen bisherigen Beitrag im Unternehmen. Auf dieser Basis arbeitet er heraus, wo er steht und welche Ziele er in den kommenden Geschäftsperioden realisieren möchte.
Phase 2: Zielvereinbarungsgespräch
Diese Phase nimmt starken Einfluss auf den Erfolg moderner Zielvereinbarungsprozesse. Vorgesetzter und Mitarbeiter tauschen ihre Ideen aus und bemühen sich um einen fairen Kompromiss, den beide Seiten akzeptieren können. Entscheidend ist, die Ziele konkret und verbindlich zu formulieren. Das Ende des Gesprächs stellt den Startpunkt der Realisierungsphase dar.
Phase 3: Umsetzung
Der Mitarbeiter startet mit der Umsetzung der Maßnahmen, die für die Zielerreichung relevant sind. Er nimmt seine Eigenverantwortung wahr und priorisiert seine Aufgaben selbständig. Zudem dokumentiert er Meilensteine, die er auf dem Weg zum Soll-Zustand erreicht.
Aufgabe des Vorgesetzten in der Umsetzungsphase ist es, dem Mitarbeiter die zugesagte Unterstützung zukommen zu lassen. Vereinbarte Budgets sollten freigegeben und Anmeldungen zu Weiterbildungen vorgenommen werden. Mit einem Blick auf die Zwischenziele gilt es zu ermitteln, ob der Arbeitnehmer zusätzliche Hilfe bei der Umsetzung benötigt.
Phase 4: Erfolgskontrolle
Am Ende der Umsetzungsphase werten Vorgesetzter und Mitarbeiter den Grad der Zielerreichung gemeinsam aus. Beide Seiten haben die Gelegenheit, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge vorzustellen.
Hat der Arbeitnehmer das Ziel erreicht oder übertroffen, erhält er die vereinbarte Belohnung. Hierbei kann es sich um Boni, Sachprämien oder andere nicht monetäre Anreize handeln. Im gegenteiligen Fall steht eine intensive Fehleranalyse an. Unabhängig vom Ergebnis sollten die Erkenntnisse aus der Kontrollphase in zukünftige Zielvereinbarungsprozesse einfließen.
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SMARTE Ziele und warum sie wichtig sind
Die SMART-Formel ist die Basis, um wirkungsvolle Zielvereinbarungen zu formulieren. Der Ansatz stammt aus dem Projektmanagement und setzt sich aus den folgenden Kriterien zusammen.
Spezifisch
Die Ziele sollten präzise und verständlich formuliert sein – ohne Freiraum für Interpretation. Dies stellt sicher, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter unter den vereinbarten Punkten dasselbe verstehen.
Messbar
Nur wenn der Erfolg objektiv messbar ist, können Zielvereinbarungsprozesse fair und transparent ablaufen. Bei quantitativen Zielen ist dies mit KPIs möglich. Die Analyse qualitativer Faktoren erfolgt hingegen indirekt anhand von intern und extern erhobenen Datenpunkten.
Akzeptabel
In Bezug auf Zielvereinbarungen für Mitarbeiter sollten die vereinbarten Punkte nicht nur einer Seite zugutekommen. Der Anspruch sollte sein, einen für Arbeitgeber und Angestellten tragbaren Konsens zu finden. Auf diese Weise stehen beide Parteien hinter der Übereinkunft.
Realistisch
Wer zu viel auf einmal möchte, fühlt sich schnell überfordert und frustriert. Im gegenteiligen Fall drohen Langeweile und Demotivation. Ein Aspekt der SMART-Formel ist daher, das Ziel auf die individuelle Leistungsfähigkeit abzustimmen. Der Soll-Zustand muss für den Mitarbeiter realistisch erreichbar sein.
Terminiert
Zu welchem Datum soll das gesetzte Ziel erreicht worden sein? Einen zeitlichen Rahmen zu setzen, ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgversprechender Zielvereinbarungsprozesse. So werden die erforderlichen Aufgaben nicht aufgeschoben, sondern mit dem Abschlusspunkt im Hinterkopf angegangen.
Quantitative vs. qualitative Ziele
Ein Ziel kann sich unter anderem auf das Verhalten, die Leistung oder die Entwicklung des Arbeitnehmers beziehen. Darüber hinaus ist zwischen quantitativen und qualitativen Zielsetzungen zu unterscheiden. Ideal ist, einen ausgewogenen Mix aus beiden Varianten in die Vereinbarung aufzunehmen.
Quantitative Zielsetzungen
Hierzu zählen alle Ziele, die quantifizierbar und somit leicht messbar sind. Beispiele sind höhere Umsätze, steigende Auftragszahlen oder ein zunehmender Marktanteil. Als Messgrößen kommen Key Performance Indicators (KPIs) zum Einsatz – aussagekräftige Erfolgskennzahlen mit starkem Bezug zu den Abteilungs- beziehungsweise Unternehmenszielen.
Qualitative Zielsetzungen
Sie werden in der Praxis auch als weiche Faktoren oder „soft factors“ bezeichnet. Da viele Unternehmensprozesse digital ablaufen, sind auch qualitative Ziele mittlerweile gut messbar. Soll der Mitarbeiter zu höherer Kundenzufriedenheit beitragen, bietet sich beispielsweise ein Blick auf die Kundenrezensionen in entsprechenden Bewertungsportalen an.
Das Zielvereinbarungsgespräch – Checkliste für Planung, Durchführung und Nachbereitung
Ein elementarer Bestandteil gelungener Zielvereinbarungsprozesse ist das gemeinsame Gespräch zwischen dir als vorgesetzter Person und dem Arbeitnehmer. Dieses setzt sich aus drei Phasen zusammen. Welche Aufgaben dich in den jeweiligen Abschnitten erwarten, zeigt die folgende Checkliste für Zielvereinbarungsgespräche.
1. Planung
Der erste Schritt ist, Informationen über den Angestellten zusammenzutragen. Sofern es sich nicht um das erste Gespräch handelt, sind die Auswertungen vorangegangener Übereinkünfte eine wertvolle Informationsquelle.
Die folgenden Aufgaben gehören zur Planung eines Zielvereinbarungsgesprächs:
- Kenntnisse über die Stärken und Entwicklungspotenziale des Mitarbeiters zusammentragen.
- Gründe für den Erfolg oder Misserfolg vergangener Zielvereinbarungen auswerten.
- Realistische Ziele definieren, die mit dem Mitarbeiter besprochen werden sollen.
- Den Mitarbeiter mit ausreichend Vorlaufzeit zum Gespräch einladen.
- Anreize definieren, um die Zielerreichung attraktiver zu gestalten (zum Beispiel einen Bonus oder eine Prämie).
- Konsequenzen festlegen, die ein Nichterreichen der Ziele nach sich zieht.
Gehst du gut vorbereitet in das Gespräch, unterstreicht dies die Ernsthaftigkeit der Führungsmaßnahme aus Sicht des Mitarbeiters. Der Termin wirkt nicht wie ein weiterer Punkt auf der Agenda, sondern wie eine reelle Chance auf fachliche und persönliche Weiterentwicklung. Dies steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit der Zielvereinbarung.
2. Durchführung
Im Anschluss an die Planung folgt die Durchführung des Gesprächs. Dessen Verlauf verdeutlicht, wie sorgfältig du dich vorbereitet hast. Im Idealfall starten du und dein Mitarbeiter offen und positiv in den Termin.
Die folgenden Aufgaben gehören zur Durchführung eines Zielvereinbarungsgesprächs:
- Eine angenehme Gesprächsumgebung erschaffen in Bezug auf die Anordnung der Stühle, die Verpflegung und das Raumklima.
- Pünktlich und mit den vorbereiteten Unterlagen in der Hand zum Termin erscheinen.
- Die angedachten Ziele und den Realisierungszeitraum vorstellen.
- Dem Mitarbeiter Gelegenheit geben, sich zu den Vorschlägen zu äußern und eigene Ideen einzubringen.
- Unterstützung in Form von Weiterbildungen, Arbeitsmitteln oder anderen Hilfsmitteln anbieten.
Trotz guter Vorbereitung kann es während des Zielvereinbarungsgesprächs zu Konflikten kommen. Deeskalierende Gesprächstaktiken sind eine bewährte Methode, um diese Herausforderung zu meistern. Hierzu zählt, dem Gegenüber aktiv zuzuhören, dessen Einwände ernst zu nehmen und Missverständnisse aus der Welt zu räumen.
3. Nachbereitung
Ein gelungenes Zielvereinbarungsgespräch zu führen, erfordert Übung. In der Phase der Nachbereitung gilt es, wertvolle Erkenntnisse aus dem Termin zu ziehen. Diese dienen dir als Grundlage für kommende Gespräche.
Die folgenden Aufgaben gehören zur Nachbereitung eines Zielvereinbarungsgesprächs:
- Die Vereinbarung schriftlich festhalten und ein Gesprächsprotokoll für zusätzliche Absprachen erstellen.
- Notizen erstellen: Was lief gut und bei welchen Aspekten besteht Optimierungsbedarf?
- Die zugesagten Unterstützungsmaßnahmen einleiten.
Aus der Vereinbarung sollte hervorgehen, zu welchen Zeitpunkten und in welcher Form das Reporting stattfindet. Diese Daten sollten in der Nachbereitungsphase den Weg in deinen Terminkalender finden, um den Zielerreichungsprozess bestmöglich zu begleiten.
Formulierungen von Zielen - darauf solltest du achten
Nimm dir ausreichend Zeit, um den Inhalt der Abmachung zu verfeinern. In der Praxis scheitern viele von ihnen an einem unpassenden Wortlaut. Die folgenden Tipps helfen dir, Zielvereinbarungen richtig zu formulieren.
Die richtige Anzahl an Zielen finden
Personalexperten empfehlen, maximal drei Ziele pro Quartal und Mitarbeiter zu formulieren. Durch dieses ausgewogene Pensum wachsen deine Arbeitnehmer an ihren neuen Aufgaben, ohne übermäßigen Leistungsdruck zu empfinden. Erreichen sie das Endziel deutlich früher als geplant, kannst du weitere Punkte in die Vereinbarung für diese Geschäftsperiode aufnehmen.
So präzise wie möglich formulieren
Ein häufiger Fehler bei Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern ist unspezifische Sprache. Der Arbeitnehmer versteht die an ihn gestellten Erwartungen nicht und fühlt sich frustriert. Und: Der Erfolg ist bei zu allgemein gefassten Zielsetzungen nur schwer messbar. Drücke dich daher präzise und unmissverständlich aus.
Den Input des Mitarbeiters berücksichtigen
Eine Zielvereinbarung dient nicht dem Zweck, deinem Mitarbeiter strikte Befehle zu erteilen. Dies widerspräche dem eigentlichen Sinn der Führungsmaßnahme. Sinnvoller ist, die Ziele gemeinsam auszuarbeiten. Hierzu gehört, die Wünsche, Visionen, Zweifel und Vorbehalte des Arbeitnehmers anzuhören.
Zwischenziele definieren
Als Teil des Jahresgesprächs beläuft sich der Realisierungszeitraum von Zielvereinbarungen häufig auf zwölf Monate. Angesichts dieser langen Zeitspanne bietet es sich an, Zwischenziele zu formulieren. Als Meilensteine führen Sie den Mitarbeiter schrittweise zum Endziel.
5 SMARTE Beispiele für eine Zielvereinbarung
Mithilfe der SMART-Formel kannst du Zielvereinbarungen flexibel auf die Position und den Aufgabenbereich des Mitarbeiters zuschneiden. Die folgenden fünf Beispiele für konkrete Zielvereinbarungen helfen dir, die richtige Formulierung zu finden.
- Erhöhung des Umsatzes von Produkt ______ um ___ % innerhalb der nächsten ___ Monate.
- Verbesserung der Kundenbewertungen auf ___ Sterne im Bewertungsportal ______ in den kommenden ___ Monaten.
- Der Mitarbeiter absolviert ein Coaching zum Thema „Konfliktmanagement & Soft Skills“ des externen Anbieters _______ und senkt im Anschluss die Fluktuationsrate in seiner Abteilung um ___ %. Stichtag für die Erfolgskontrolle ist der TT.MM.JJJJ.
- Steigerung der Konversionsrate auf der unternehmenseigenen Webseite um ___ % innerhalb von ___ Monaten.
- Verkürzung der Einarbeitungszeit von neuen Vollzeitangestellten in der Abteilung ______ um ___ % bis zum Ende des ersten Quartals.
Erfolgskontrolle und Feedback
Ob der Mitarbeiter die ihm gesetzten Ziele im vereinbarten Zeitraum erreicht hat, zeigt eine detaillierte Analyse. Lege vorab die passenden Messgrößen fest.
- Mögliche Datenquellen für die Erfolgsmessung von Zielvereinbarungen:
- unternehmensinternes Content-Management-System (CMS)
- Customer-Relationship-Management-Software (CRM-System)
- Analysetools zur Auswertung von Website-Daten
- Reports aus dem unternehmenseigenen Onlineshop
- Social-Media-Kanäle des Unternehmens
- Seiten von Drittanbietern, zum Beispiel Bewertungsportale
Wenn du monetäre und/oder nicht monetäre Anreize in die Zielvereinbarung einbaust, kommt der Kontrolle eine besondere Bedeutung zu. So stellst du sicher, dass die Belohnung zum Ergebnis des Zielvereinbarungsprozesses passt.
Fazit
Zielvereinbarungen sind ein wichtiger Bestandteil der Personalführung. Sie helfen deinen Mitarbeitern, ihre Leistung noch besser auf die Erwartungen deines Unternehmens abzustimmen und ihr individuelles Potenzial zu entfalten. Um Unklarheiten und Missverständnisse zu vermeiden, sollten die vereinbarten Ziele der SMART-Formel entsprechen.
Schulungen, Coachings und andere Maßnahmen können eine sinnvolle Unterstützung in der Umsetzungsphase sein. Wichtig ist, den Erfolg des Zielvereinbarungsprozesses abschließend gemeinsam auszuwerten. Nutze das Feedback, um zukünftige Zielvereinbarungen für deine Mitarbeiter zu optimieren. Wenn du diese Aspekte beachtest, gibst du deiner Belegschaft einen wirkungsvollen Impuls, um fortan motivierter und produktiver zu arbeiten.
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