KOMMUNIKATION MIT MITARBEITERN – REGELN & TIPPS
Definition: Was ist eigentlich Kommunikation?
Kommunikation ist der Austausch beziehungsweise die Verständigung untereinander. Sie ist ein unverzichtbarer Faktor für das menschliche Zusammensein. Wer kommuniziert, übermittelt Informationen an andere. Der Kreis der Beteiligten setzt sich aus mindestens einem Absender sowie mindestens einem Empfänger zusammen.
Es gibt verschiedene Arten der Informationsübermittlung, die sich in Bezug auf die Anzahl der involvierten Personen und die Zielsetzung unterscheiden. Durch die Mittel der Kommunikation kann der Absender den Empfänger über etwas informieren oder ihn zu einer bestimmten Handlung auffordern. Dies geschieht verbal und nonverbal.
Synonyme für Kommunikation
Informationsaustausch, Verständigung, Interaktion, Kontakt, Austausch
Warum ist Kommunikation für die Mitarbeiterführung wichtig?
Die Interaktion ist ein zentraler Bestandteil des beruflichen Alltags von Führungskräften. Im Umgang mit den Mitarbeitern spielt sie eine zentrale Rolle. Wer Aufgaben delegieren, Umstrukturierungen durchsetzen und Ziel- oder Kritikgespräche führen möchte, der muss die entsprechenden Informationen weitergeben. Mitarbeiterführung und Kommunikation sind somit untrennbar miteinander verbunden.
Darüber hinaus ist eine gute Kommunikation in der Führung ein wichtiger Faktor für die Motivation der Abteilung. Gut informierte Mitarbeiter sind in der Lage, ihrer Arbeit effizienter und zielgerichteter nachzugehen. Eine reibungslose Kommunikation der Führungskraft beugt Ungewissheit und Missverständnissen vor, was sich positiv auf die Produktivität des Einzelnen auswirkt.
5 Arten von Informationsvermittlung im Unternehmen
Die Mittel der Kommunikation für Führungskräfte werden in fünf Arten unterteilt. Viele von ihnen kommen zwangsläufig im Berufsalltag vor, während andere gezielt zur Verbesserung des Austausches mit den Mitarbeitern eingesetzt werden können.
Einseitige Kommunikation
Bei dieser Art der Kommunikation übermittelt die Führungskraft einem oder mehreren Mitarbeitern eine Information, ohne eine Antwort zu erwarten. Sie erhofft sich vielmehr ein bestimmtes Verhalten oder Handeln des Empfängers. Der Inhalt der Information kann die Empfindungen, Wünsche, Einstellungen und Gedanken des Absenders umfassen. Typische Beispiele für diese Art der Informationsvermittlung sind die Grußkarte zu Weihnachten oder die schriftliche Zusammenfassung der letzten Besprechung.
Wechselseitige Kommunikation
Die wechselseitige Kommunikation charakterisiert sich durch zwei Beteiligte, die sowohl Absender als auch Empfänger sind. Es entsteht ein Austausch von Informationen, bei dem eine Person der jeweils anderen einen Einblick in die persönlichen Empfindungen und Erwartungen gewährt. Im beruflichen Alltag kommt diese Art der Informationsübermittlung im Rahmen von Zielvereinbarungs- und Feedbackgesprächen vor.
Soziale Kommunikation
Bei der sozialen Kommunikation setzen sich Absender und Empfänger der Information aus mehr als einer Person zusammen. Der Austausch erfolgt in der Gruppe. Richtig eingesetzt und durchgeführt kann diese Art des Austausches das Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams nachhaltig erhöhen. Die soziale Kommunikation kommt beispielsweise bei Besprechungen mit allen Mitarbeitern einer Abteilung zum Einsatz.
Formale Kommunikation
Die Kommunikation der Führungskraft mit ihren Mitarbeitern folgt bei dieser Art der Informationsvermittlung klaren Richtlinien. In den meisten Unternehmen ist der Zeitpunkt und die Form der formalen Kommunikation von höherer Stelle vorgegeben. Der Inhalt beschränkt sich für gewöhnlich auf das Tagesgeschäft. Beispiele aus der Praxis sind die Aufgabenverteilung im Rahmen eines anstehenden Projekts, die Zuteilung von Kunden oder die Übermittlung aktueller Kennzahlen der Abteilung.
Informelle Kommunikation
Die informelle Kommunikation der Führungskraft mit den Mitarbeitern ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt der Informationsvermittlung. Sie folgt keinen festen Vorgaben und Routinen, sondern wird situationsbedingt und spontan eingesetzt. Hierbei liegt der Fokus auf der sozialen Komponente und dem persönlichen Austausch zwischen der Führungskraft und den ihr unterstellten Arbeitnehmern in einem gelockerten Ambiente. Gespräche im Aufenthaltsraum oder während der Kaffeepause sind typische Szenarien aus dem beruflichen Alltag.
Zur Übermittlung von Informationen ist grundsätzlich jede dieser fünf Methoden geeignet. Die informelle Kommunikation verlangt der Führungskraft viel Fingerspitzengefühl ab. Wird sie zu häufig und penetrant eingesetzt, fühlen sich die Mitarbeiter schnell in ihrem Freiraum eingeschränkt. Sie reagieren mit Demotivation, was den eigentlichen Zweck der aktiven Kommunikation untergräbt.
6 Regeln für die Informationsvermittlung im Unternehmen
Der Ablauf der Kommunikation in der Führung ist immer derselbe. Die Informationen werden durch den Absender codiert, an den Empfänger übermittelt und von diesem entschlüsselt. In Bezug auf den Austausch mit Mitarbeitern sollten Sie sich an den folgenden sechs Regeln der Informationsvermittlung orientieren:
Vollständig aber prägnant
Die Informationen sollten eventuelle Fragen Ihrer Mitarbeiter vorwegnehmen, um nachträgliche Erläuterungen zum Inhalt zu vermeiden. Beleuchten Sie alle Aspekte des Themas und verweisen Sie, sofern nötig, auf weiterführende Quellen. Trotz des umfangreichen Inhalts sollte Ihr Text aus kurzen, prägnanten Sätzen bestehen.
Wahr und unverfälscht
Vertrauen ist ein essenzieller Punkt im Umgang mit Ihren Mitarbeitern, der auch in Bezug auf die Kommunikation Beachtung finden sollte. Die übermittelten Informationen dürfen von Ihnen nicht mutwillig verfälscht werden und keine Unwahrheiten enthalten.
