Kommunikation mit Mitarbeitern

Kommunikation mit Mitarbeitern – Regeln & Tipps

Definition: Was ist eigentlich Kommunikation?

Kommunikation ist der Austausch beziehungsweise die Verständigung untereinander. Sie ist ein unverzichtbarer Faktor für das menschliche Zusammensein. Wer kommuniziert, übermittelt Informationen an andere. Der Kreis der Beteiligten setzt sich aus mindestens einem Absender sowie mindestens einem Empfänger zusammen.

Es gibt verschiedene Arten der Informationsübermittlung, die sich in Bezug auf die Anzahl der involvierten Personen und die Zielsetzung unterscheiden. Durch die Mittel der Kommunikation kann der Absender den Empfänger über etwas informieren oder ihn zu einer bestimmten Handlung auffordern. Dies geschieht verbal und nonverbal.

Synonyme für Kommunikation

Informationsaustausch, Verständigung, Interaktion, Kontakt, Austausch

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Warum ist Kommunikation für die Mitarbeiterführung so wichtig

Warum ist Kommunikation für die Mitarbeiterführung wichtig?

Die Interaktion ist ein zentraler Bestandteil des beruflichen Alltags von Führungskräften. Im Umgang mit den Mitarbeitern spielt sie eine zentrale Rolle. Wer Aufgaben delegieren, Umstrukturierungen durchsetzen und Ziel- oder Kritikgespräche führen möchte, der muss die entsprechenden Informationen weitergeben. Mitarbeiterführung und Kommunikation sind somit untrennbar miteinander verbunden.

Darüber hinaus ist eine gute Kommunikation in der Führung ein wichtiger Faktor für die Motivation der Abteilung. Gut informierte Mitarbeiter sind in der Lage, ihrer Arbeit effizienter und zielgerichteter nachzugehen. Eine reibungslose Kommunikation der Führungskraft beugt Ungewissheit und Missverständnissen vor, was sich positiv auf die Produktivität des Einzelnen auswirkt.

5 Arten von Informationsvermittlung im Unternehmen

Die Mittel der Kommunikation für Führungskräfte werden in fünf Arten unterteilt. Viele von ihnen kommen zwangsläufig im Berufsalltag vor, während andere gezielt zur Verbesserung des Austausches mit den Mitarbeitern eingesetzt werden können.

Einseitige Kommunikation

Bei dieser Art der Kommunikation übermittelt die Führungskraft einem oder mehreren Mitarbeitern eine Information, ohne eine Antwort zu erwarten. Sie erhofft sich vielmehr ein bestimmtes Verhalten oder Handeln des Empfängers. Der Inhalt der Information kann die Empfindungen, Wünsche, Einstellungen und Gedanken des Absenders umfassen. Typische Beispiele für diese Art der Informationsvermittlung sind die Grußkarte zu Weihnachten oder die schriftliche Zusammenfassung der letzten Besprechung.

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Wechselseitige Kommunikation

Die wechselseitige Kommunikation charakterisiert sich durch zwei Beteiligte, die sowohl Absender als auch Empfänger sind. Es entsteht ein Austausch von Informationen, bei dem eine Person der jeweils anderen einen Einblick in die persönlichen Empfindungen und Erwartungen gewährt. Im beruflichen Alltag kommt diese Art der Informationsübermittlung im Rahmen von Zielvereinbarungs- und Feedbackgesprächen vor.

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Soziale Kommunikation

Bei der sozialen Kommunikation setzen sich Absender und Empfänger der Information aus mehr als einer Person zusammen. Der Austausch erfolgt in der Gruppe. Richtig eingesetzt und durchgeführt kann diese Art des Austausches das Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams nachhaltig erhöhen. Die soziale Kommunikation kommt beispielsweise bei Besprechungen mit allen Mitarbeitern einer Abteilung zum Einsatz.

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Formale Kommunikation

Die Kommunikation der Führungskraft mit ihren Mitarbeitern folgt bei dieser Art der Informationsvermittlung klaren Richtlinien. In den meisten Unternehmen ist der Zeitpunkt und die Form der formalen Kommunikation von höherer Stelle vorgegeben. Der Inhalt beschränkt sich für gewöhnlich auf das Tagesgeschäft. Beispiele aus der Praxis sind die Aufgabenverteilung im Rahmen eines anstehenden Projekts, die Zuteilung von Kunden oder die Übermittlung aktueller Kennzahlen der Abteilung.

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Informelle Kommunikation

Die informelle Kommunikation der Führungskraft mit den Mitarbeitern ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt der Informationsvermittlung. Sie folgt keinen festen Vorgaben und Routinen, sondern wird situationsbedingt und spontan eingesetzt. Hierbei liegt der Fokus auf der sozialen Komponente und dem persönlichen Austausch zwischen der Führungskraft und den ihr unterstellten Arbeitnehmern in einem gelockerten Ambiente. Gespräche im Aufenthaltsraum oder während der Kaffeepause sind typische Szenarien aus dem beruflichen Alltag.

Zur Übermittlung von Informationen ist grundsätzlich jede dieser fünf Methoden geeignet. Die informelle Kommunikation verlangt der Führungskraft viel Fingerspitzengefühl ab. Wird sie zu häufig und penetrant eingesetzt, fühlen sich die Mitarbeiter schnell in ihrem Freiraum eingeschränkt. Sie reagieren mit Demotivation, was den eigentlichen Zweck der aktiven Kommunikation untergräbt.

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6 Regeln für die Informationsvermittlung im Unternehmen

Der Ablauf der Kommunikation in der Führung ist immer derselbe. Die Informationen werden durch den Absender codiert, an den Empfänger übermittelt und von diesem entschlüsselt. In Bezug auf den Austausch mit Mitarbeitern sollten Sie sich an den folgenden sechs Regeln der Informationsvermittlung orientieren:

Vollständig und Prägnante Informationen

Vollständig aber prägnant

Die Informationen sollten eventuelle Fragen Ihrer Mitarbeiter vorwegnehmen, um nachträgliche Erläuterungen zum Inhalt zu vermeiden. Beleuchten Sie alle Aspekte des Themas und verweisen Sie, sofern nötig, auf weiterführende Quellen. Trotz des umfangreichen Inhalts sollte Ihr Text aus kurzen, prägnanten Sätzen bestehen.

Wahr und unverfälscht

Vertrauen ist ein essenzieller Punkt im Umgang mit Ihren Mitarbeitern, der auch in Bezug auf die Kommunikation Beachtung finden sollte. Die übermittelten Informationen dürfen von Ihnen nicht mutwillig verfälscht werden und keine Unwahrheiten enthalten.

Wahr und unverfälschte Kommunikation
Maßnahmen zur Kundenrückgewinnung

Verständliche Formulierung

Verzichten Sie auf kompliziertes Fachchinesisch und lange Schachtelsätze. Formulieren Sie die Information so, dass sie jeder Mitarbeiter ohne zusätzliche Nachfrage versteht. Eine verständliche Darbietung der Informationen ist vor allem bei Kennzahlen wichtig, deren falsche Interpretation schnell zu Verwirrung unter Ihren Mitarbeitern führen könnte.

Durchdachte Struktur

Kurze Absätze, Listen und Tabellen erhöhen die Lesbarkeit Ihres Textes. Darüber hinaus erleichtern stilistische Mittel Ihren Mitarbeitern die Aufnahme und Verarbeitung der dargebotenen Informationen. Die Struktur sollte einem logischen und nachvollziehbarem Aufbau folgen. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter die Inhalte leichter einprägen.

Durchdachte Struktur in der Kommunikation
Den richtigen Ton in der Mitarbeiterkommunikation

Den richtigen Ton treffen

Im beruflichen Kontext dient Kommunikation nur selten ausschließlich der Information der Mitarbeiter. Vielmehr wird ein entsprechendes Handeln oder Verhalten erwünscht. Achten Sie bei der Zusammenstellung und Formulierung der Informationen auf einen positiven Ton, um Ihre Mitarbeiter zur Verhaltensänderung zu animieren. Setzen Sie auf motivierende statt drohende Worte.

Der richtige Zeitpunkt

Die Kommunikation mit den unterstellten Mitarbeitern sollte rechtzeitig erfolgen. Dies spielt vor allem in puncto Aufgabenverteilung eine Rolle. Verspätete Informationen sorgen für Unruhe und Verwirrung, was die Produktivität Ihrer Mitarbeiter bremst. Dies ist auch für Sie als Führungskraft problematisch. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrer Belegschaft, um eventuellen Missständen zeitnah entgegenwirken zu können.

Der richtige Zeitpunkt für Mitarbeiteransprachen

Tipps für die schriftliche Kommunikation mit Mitarbeitern

Die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfolgt in den meisten Unternehmen schriftlich. Typische Formen sind E-Mails, ein Aushang am schwarzen Brett und Veröffentlichung im unternehmensinternen Intranet. Im Rahmen des schriftlichen Austausches spielt der Wahrheitsgehalt der von Ihnen übermittelten Informationen eine tragende Rolle. Im Gegensatz zur mündlichen Interaktion sind verfälschte, schriftliche Inhalte schnell und unkompliziert nachvollziehbar, was arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Beachten Sie in Bezug auf die Mitarbeiterführung und Kommunikation zusätzlich die Besonderheiten des Datenschutzgesetzes. Stellen Sie sicher, dass die Informationen ausschließlich die Mitarbeiter erreichen, für die sie gedacht sind. Sofern Sie Ihr Intranet als Kommunikationskanal nutzen, sollten Sie diesem Aspekt besonders viel Aufmerksamkeit schenken. Versehen Sie sensible Inhalte mit Zugangsbeschränkungen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Richtlinien zum Umgang mit den zur Verfügung gestellten Informationen.

Tipps für schriftliche Kommunikation

Tipps für die mündliche Kommunikation mit Mitarbeitern

Die mündliche Kommunikation ist für Führungskräfte Routine. Bei dieser Art des Informationsaustausches gibt es dennoch viele Fehlerquellen, die es zu vermeiden gilt. Im beruflichen Kontext wird die mündliche Kommunikation in zwei Arten unterteilt: das Einzelgespräch und die Besprechung.

Das Gespräch mit einem einzelnen Mitarbeiter eignet sich für den Austausch spezieller und persönlicher Informationen. Typische Anlässe sind Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche. Des Weiteren können Sie bei diesem Gespräch unter vier Augen vorherrschende Konflikte mit Ihrem Mitarbeiter klären. Der Vorteil einer Besprechung liegt in ihrer Effizienz. Sie erlaubt den zeitgleichen Austausch mit mehreren Mitarbeitern und eignet sich für die Besprechung aktueller Kennzahlen der Abteilung sowie zur Vorstellung neuer Projekte.

In beiden Fällen sollten Sie sich eine Routine erarbeiten. Bereiten Sie sich gründlich auf die mündliche Interaktion mit Ihren Mitarbeitern vor, indem Sie für freie Kapazitäten und einen geeigneten Raum sorgen. Verfassen Sie eine Liste der Themen, die Sie während des Gesprächs erörtern möchten. Die Phase der Durchführung sollte ebenfalls einer klaren Struktur folgen und aus der Begrüßung, der Erklärung der Ziele und einer abschließenden Zusammenfassung bestehen.

Mündliche Kommunikation im Unternehmen

Im Falle der mündlichen Besprechungen kommt der nonverbalen Kommunikation eine große Bedeutung zu. Ihre Mimik und Gestik muss mit den vorgetragenen Inhalten übereinstimmen, um überzeugend zu wirken. Mit einer selbstsicheren Körpersprache unterstreichen Sie die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Informationen. Potenzielle Konflikte können Sie entschärfen, indem Sie das Verschränken Ihrer Arme und andere ablehnende Körperhaltungen während des Gespräches vermeiden.

Halten Sie die Ergebnisse einer mündlichen Besprechung schriftlich fest. Auf diese Weise verhindern Sie spätere Missverständnisse und Unklarheiten zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Darüber hinaus dient Ihnen das Protokoll in den folgenden Monaten als Basis für die Kontrolle der Zielerreichung. Nicht zuletzt dient eine Zusammenfassung Ihren Mitarbeitern als schriftlicher Leitfaden und verhindert, dass diese ihr Ziel aus den Augen verlieren.

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2021-01-19T16:11:33+01:00