Mitarbeiterbindung
25. Oktober 2024
Der Begriff der Entgeltoptimierung beschreibt steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers zur Erhöhung des verfügbaren Nettolohns der Mitarbeiter. Die Umwandlung oder Erweiterung des Arbeitsentgelts mithilfe von Gehaltsbausteinen ist eine Alternative zur herkömmlichen Gehaltserhöhung. Für den Arbeitgeber geht sie mit einer Lohnkostenersparnis einher, während sie dem Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto gewährt.
Es gibt rund 40 Bausteine für die Optimierung wie Essenschecks, Tankgutscheine und Jobtickets. Je nach Art sind sie steuer- und sozialabgabenfrei (Sachbezüge) oder werden alternativ pauschal versteuert (Essensmarken) unter Wegfall der Pflicht zur Abführung von Sozialabgaben.
Inhaltsverzeichnis
Dieser Artikel wurde geschrieben von Sina
Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.
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Welche Vorteile bietet die Entgeltoptimierung?
Vorteile für Arbeitgeber
Kostenersparnis
Die Gehaltsbausteine, die Sie im Rahmen der Lohnoptimierung an Ihre Mitarbeiter austeilen, sind von Steuern und Sozialabgaben befreit. Folglich sinken Ihre Lohnkosten, was dieses anschauliche Rechenbeispiel zur Kostenersparnis durch Entgeltoptimierung verdeutlicht. Voraussetzung ist die Berücksichtigung der Freigrenzen und Freibeträge für die unterschiedlichen Bausteine. Dank geringerer Lohnkosten haben Sie einen entscheidenden Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz.
Mitarbeitermotivation
Für herkömmliche Gehaltserhöhungen fallen Steuern und Sozialabgaben an. Die Erhöhung ist – nach Abzug der Abgaben – für Ihren Arbeitnehmer kaum spürbar. Er fühlt sich weder motivierter noch verfügt er über mehr Nettolohn. Die Entgeldoptimierung in Form von steuerfreien Leistungen ist eine gute Alternative. Sie kommt zu 100 % beim Arbeitnehmer an, was sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirkt.
Stärkung der Arbeitgebermarke
In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein gutes Employer Branding von großer Bedeutung. Die Optimierung des Arbeitsentgelts ist ein probates Mittel, mit dem Sie sich auf dem Arbeitsmarkt von Ihrer Konkurrenz absetzen. Auf diese Weise sichern Sie sich einen kontinuierlichen Zulauf an hoch qualifizierten Fachkräften.
Mitarbeiterbindung
Obwohl die Regelungen für die steuerbefreiten Leistungen seit mehreren Jahren in Kraft sind, wird die Entgeldoptimierung – vor allem in kleinen und mittelgroßen Unternehmen – nicht flächendeckend eingesetzt. Nutzen Sie die abgabenfreien Gehaltsbausteine, ist der Wechsel zu einem anderen Unternehmen für Ihre Mitarbeiter mit einem Nachteil verbunden. Das macht den Ansatz zu einem wichtigen Element der Mitarbeiterbindung.
Flexibilität
Die Liste an Gehaltsbausteinen ist in den vergangenen Jahren von rund 20 auf mehr als 40 Optionen gewachsen. Dies erlaubt Ihnen die flexible Gestaltung des Konzepts sowie die Berücksichtigung der Besonderheiten Ihrer Branche. Ist Ihr Unternehmen von Außendienstmitarbeitern geprägt, eignen sich Tankgutscheine als steuerfreie Leistung. Ihre Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus? Wählen Sie den Zuschuss zu den Internetkosten, um das verfügbare Einkommen Ihrer Mitarbeiter steuerfrei zu erhöhen.
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Vorteile für Mitarbeiter
Wertschätzung
Der Effekt von klassischen Gehaltserhöhungen verpufft auf dem Weg vom Arbeitgeber zum Arbeitnehmer. Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialabgaben macht sie sich nur noch auf dem Papier bemerkbar. Setzen Sie als Arbeitgeber die Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung ein, empfinden Ihre Mitarbeiter dies nicht nur als formale Geste. Sie erhalten vielmehr den Eindruck, die Erhöhung ihres verfügbaren Einkommens liegt Ihnen tatsächlich am Herzen. Ihre Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und anerkannt.
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Mehr Selbstbestimmung
Die Minderung der Sozialabgaben durch die Optimierung des Arbeitsentgelts wird oft als Nachteil des Vergütungsprogramms genannt. In Wahrheit verschafft sie den Arbeitnehmern jedoch mehr Autonomie. Sie können frei über ihr zusätzlich verfügbares Einkommen entscheiden und es beispielsweise in eine private Altersvorsorge investieren. Dies gibt den Mitarbeitern ein wichtiges Gefühl der Autonomie, die eine klassische Gehaltserhöhung nicht bieten kann.
2
Vorteil bei Einkommensgrenzen
Eine künstliche Minderung des Bruttoarbeitslohns und die anschließende „Wiederaufstockung“ durch steuerfreie Gehaltsbausteine ist nicht zulässig. Der Arbeitnehmer muss somit nicht befürchten, dass sein vorheriges Einkommen sinkt. Die Maßnahmen der Optimierung gelten nicht als Überschreitung des maximal zulässigen Einkommens und lohnen sich somit vor allem für Aushilfen auf 450 Euro Basis.
3
Steuervorteile
Bei bestimmten Maßnahmen der Nettolohnoptimierung profitieren die Mitarbeiter von einem steuerlichen Vorteil. Ein Beispiel: Nur zwei Drittel des monetären Aufwands für die Betreuung der Kinder können pro Jahr als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Übernimmt der Arbeitgeber die Betreuungskosten zu 100 %, ist dies für den Arbeitnehmer somit vorteilhafter als die verminderte Absetzung über die private Steuererklärung.
4
Wie funktioniert die Netto-Entgeltoptimierung im Detail?
Eine klassische Gehaltserhöhung ist schnell umgesetzt, indem der Bruttolohn der Mitarbeiter erhöht wird. Die Nettolohnoptimierung erfordert mehr Planung. Am Anfang steht die Gestaltung des Konzepts. Überlegen Sie, in welchem Umfang Sie die Gehaltsbausteine einsetzen möchten.
Für den steuerrechtlichen Aspekt sollten Sie in jedem Fall Ihren Steuerberater befragen, bevor Sie einzelne Maßnahmen einführen. Alternativ bieten die Finanzämter – auf Basis des § 42d EStG – kostenlose Beratungen zum Thema an.
In einem nächsten Schritt informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Umgestaltung beziehungsweise Erweiterung des Gehalts. Dies kann in Einzelgesprächen oder im Team-Meeting geschehen. Erklären Sie Ihrer Belegschaft die Bedeutung der Maßnahmen – vor allem um eine doppelte Geltendmachung in der Steuererklärung aus Unwissen zu vermeiden.
Dies ist zum Beispiel bei der Bezuschussung von Bildungsmaßnahmen (Werbekosten) und Betreuungskosten für die Kinder (Sonderausgaben) von Bedeutung. Zusätzlich sollte die Auswirkung der Optimierung auf die abgeführten Sozialabgaben zur Sprache kommen.
Abhängig vom Baustein erfolgt die eigentliche Umsetzung über einen externen Dienstleister, der die entsprechenden Essenschecks, Sachprämien und Warengutscheine bereitstellt. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Entgeltoptimierung. Als Arbeitgeber sind Sie in der Pflicht, die Maßnahmen auf den Lohnabrechnungen der Arbeitnehmer aufzuführen. Darüber hinaus erfordert beispielsweise der Zuschuss zur Kinderbetreuung die Einforderung und Ablage entsprechender Nachweise.
Maßnahmen für die Entgeltoptimierung
Für die Umgestaltung oder Erweiterung des Arbeitsentgelts stehen Ihnen unterschiedliche Optionen – wie Sachbezüge und Zuschüsse – zur Auswahl. Wählen Sie die Bausteine mit Bedacht aus und passen Sie diese in Bezug auf den Umfang an die Größe Ihres Unternehmens an.
Zuschuss für Fort- und Weiterbildungen
Als Arbeitgeber können Sie die Kosten für die Bildungsmaßnahmen Ihrer Mitarbeiter in Teilen oder in kompletter Höhe übernehmen. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist der inhaltliche Bezug der Bildungsmaßnahme zum ausgeübten Beruf des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. Bei voller Übernahme darf der Arbeitnehmer die Kosten nicht erneut als Werbungskosten absetzen. Übernehmen Sie nur einen Anteil, darf er den restlichen Betrag geltend mache
Essensmarken
Als Arbeitgeber können Sie die Kosten für die Bildungsmaßnahmen Ihrer Mitarbeiter in Teilen oder in kompletter Höhe übernehmen. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist der inhaltliche Bezug der Bildungsmaßnahme zum ausgeübten Beruf des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. Bei voller Übernahme darf der Arbeitnehmer die Kosten nicht erneut als Werbungskosten absetzen. Übernehmen Sie nur einen Anteil, darf er den restlichen Betrag geltend mache
Zuschüsse zur Gesundheitsförderung
Bei dieser Maßnahme bezuschussen Sie Kurse zur Behandlung und Vorbeugung von körperlichen und seelischen Beschwerden. Die krankheitsbedingten Ausfälle sinken, während das Wohlbefinden der Belegschaft steigt. Beispiele für diese Maßnahme sind unternehmensinterne Yoga-Kurse, Coachings, Rückenschulungen und Entspannungsübungen. Ausgenommen sind Beiträge für Sportvereine und Fitnessstudios.
Zuschüsse zur Kinderbetreuung
Diese Maßnahme beschränkt sich auf nicht schulpflichtige Kinder und darf die tatsächlich angefallenen Kosten nicht überschreiten. Die Nachweise müssen von Ihnen eingefordert und aufbewahrt werden. Mit dem Zuschuss können Sie die Betreuungskosten der Kinder Ihrer Mitarbeiter in betrieblichen sowie außerbetrieblichen Kindergärten und Kitas übernehmen. Eine Ausnahme bietet die Betreuung durch Angehörige, die nicht steuerfrei bezuschussbar ist.
Freigrenzen
Die Maßnahmen der Entgeltoptimierung unterliegen einer Freigrenze, die es einzuhalten gilt. Bei Sachbezügen beträgt diese Grenze 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Darunter fallen Jobtickets, Tankgutscheine oder Einkaufskarten. Um die Einhaltung sicherzustellen, eignet sich die Festlegung eines entsprechenden Betrags auf dem Gutschein beziehungsweise der Karte.
Für Aufmerksamkeiten gilt eine Freigrenze von 60 Euro. Darunter sind das kostenfreie zur Verfügung stellen von Getränken sowie Geburtstags- oder Jubiläumsgeschenke zu verstehen. Sie können mehrmals pro Jahr ausgegeben werden und schmälern die Freigrenze für Sachbezüge von 50 Euro nicht. Voraussetzung ist, dass die Aufmerksamkeit nicht bar ausgezahlt wird.
Der Begriff der Freigrenze ist von dem des Freibetrags abzugrenzen, der zum Beispiel bei der Gewährung von Belegschaftsrabatten eine Rolle spielt. Ein Freibetrag ist stets steuerbefreit. Wird er überschritten, ist nur der zusätzliche Betrag zu versteuern. Anders ist es bei der Freigrenze – ab einer Überschreitung der Grenze um nur einen Cent unterliegt der gesamte Betrag der Steuerpflicht.
In bestimmten Ausnahmefällen unterliegt die Nettolohnoptimierung branchenspezifischen Freigrenzen. Ziehen Sie Ihren Steuerberater zurate, um die rechtlichen Aspekte individuell zu klären.
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