Das Kritikgespräch - Kritik erfolgreich anmerken

Das Kritikgespräch – Erfolgreich Kritik anmerken

Definition: Was ist ein Kritikgespräch?

Das Kritikgespräch ist ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterentwicklung. Es beinhaltet den Austausch über das Fehlverhalten oder einen vorliegenden Leistungsabfall des Untergebenen. Dies ist wichtig, denn dem Mitarbeiter fällt diese negative Entwicklung in der Regel nicht auf. Er ist auf den Input seines Vorgesetzten angewiesen, um sich verbessern zu können.

Diese Art der Leistungsbeurteilung wird synonym als Feedbackgespräch bezeichnet. Es haben sich unterschiedliche Feedbackformen entwickelt, die sich in Bezug auf die Anzahl der Perspektiven zur Beurteilung des Mitarbeiters unterscheiden. Sie werden als 360-Grad-, 270-Grad-, 180-Grad- und 90-Grad-Feedback bezeichnet. Welche Art des Feedbacks im Einzelfall geeignet ist, hängt maßgeblich von der Position des zu Beurteilenden ab.

Ein Lob an ihre Mitarbeiter auszusprechen, fällt den meisten Führungskräften leicht. Vor der Äußerung von Kritik scheuen sich hingegen viele. In der Tat gibt es zahlreiche Fehlerquellen, die das Gespräch zu einem unangenehmen Erlebnis für beide Seiten machen kann. Um dies zu verhindern, hat sich in der Praxis ein Konzept für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch etabliert. Es besteht aus mehreren Phasen und hat sich als Leitfaden für Führungskräfte bewährt.

Die Vorteile des Phasenmodells liegen in der Vermeidung von negativen Gefühlen beim Feedbackempfänger. Beurteilungsgespräche sind für Mitarbeiter mit zahlreichen Ängsten verbunden. Sie befürchten beispielsweise, die Anerkennung ihres Vorgesetzten zu verlieren oder persönlich angegriffen zu werden. Demotivation und Frust sind die Folge. Wer sich als Führungskraft an die folgenden Schritte hält, der fängt die Angst der Mitarbeiter vor der Leistungsbeurteilung erfolgreich ab.

Das Kritikgespräch - Erfolgreich Kritik anmerken 1
Kontaktaufnahme vor äußerung von Kritik

Der erste Kontakt vor der Kritik

Der Erstkontakt ist ein entscheidender Moment, der Einfluss auf den Verlauf des gesamten Gespräches nimmt. Begrüßen Sie den Mitarbeiter mit einem freundlichen Lächeln und halten Sie Blickkontakt. Auf diese Weise sorgen Sie für eine positive Ausgangsstimmung, die Sie während des gesamten Gesprächs beibehalten sollten. Fühlt sich der Mitarbeiter unwohl, verschließt er sich. Ein zielführender Austausch wird verhindert und der Termin endet ohne die gewünschten Ergebnisse.

In diesen ersten Minuten sollten Sie nicht sofort mit der Tür ins Haus fallen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter ausreichend Zeit, um Platz zu nehmen und sich mit der Situation anzufreunden. Lockern Sie die Atmosphäre mit Smalltalk auf und nehmen Sie eine offene Körperhaltung ein.

Sorgen Sie für ein angenehmes Ambiente. Das Beurteilungsgespräch sollte in einem ruhigen Raum mit ausreichend Platz durchgeführt werden, andernfalls fühlt sich Ihr Mitarbeiter eingeengt. Leistungsbeurteilungen im Team scheinen auf den ersten Blick Zeit zu sparen, steigern die Angst der Betroffenen vor dem Gespräch jedoch enorm. Die Befürchtung, vor den Kollegen bloßgestellt zu werden, sorgt bei vielen Mitarbeitern vorab für ein mulmiges Gefühl. Keine gute Voraussetzung für ein erfolgreiches Feedbackgespräch. Führen Sie die Unterhaltung unter vier Augen, um diesen Umstand zu verhindern.

Die direkte Konfrontation mit der Kritik

Nachdem Sie Ihren Mitarbeiter in eine positive Grundstimmung versetzt haben, beginnt das eigentliche Gespräch. Fokussieren Sie sich bei der Äußerung Ihrer Kritik auf Ihre eigene Meinung. Je nach Art des Feedbacks haben die Kollegen, Kunden und Teammitglieder des Mitarbeiters ihre Einschätzung ohnehin schon abgegeben.

Schwammige Formulierungen und in Watte gepackte Worte sind in dieser Phase nicht zielführend. Äußern Sie Ihre Kritik klar und deutlich, ohne den Mitarbeiter persönlich anzugreifen. Machen Sie ihm in einem sachlichen Ton verständlich, dass Sie mit seiner Arbeitsleistung oder seiner Sozialkompetenz im Team unzufrieden sind. Erwähnen Sie, dass es Ihnen nicht nur um die Abteilung, sondern auch um seine individuelle Entwicklung geht. Dies signalisiert Ihrem Mitarbeiter, dass eine Anpassung seiner Arbeitsleistung und seines Verhaltens positive Folgen für ihn hat.

Viele Führungskräfte konfrontieren den Feedbackempfänger in dieser Phase mit einem Schwall an Vorwürfen. Verzichten Sie auf diese Vorgehensweise und lassen Sie vor allem die monetären Folgen seines Fehlverhaltens unerwähnt. Andernfalls entsteht der Eindruck, Ihnen ginge es im Grunde nur um die Kosten und nicht um die persönliche Weiterentwicklung Ihrer Belegschaft. Denken Sie lösungsorientiert und motivieren Sie Ihren Mitarbeiter, es Ihnen gleichzutun.

Die direkte Konfrontation mit der Kritik
Den Mitarbeiter im Kritikgespräch Stellung beziehen lassen

Den Mitarbeiter Stellung beziehen lassen

Das Gespräch sollte nicht zu einer einseitigen Angelegenheit werden. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu Ihrer Einschätzung zu äußern. Auf diese Weise erhält er die Chance, seine Sicht der Dinge zu schildern und fühlt sich wertgeschätzt. Leiten Sie diese Phase vorzugsweise mit der Frage „Wie sehen Sie die Situation?“ oder „Wie erklären Sie sich diese Entwicklung?“ ein.

In der Regel versucht der Mitarbeiter an dieser Stelle, sich mit Ausflüchten aus der Situation zu retten. Das ist normal und sollte ihm nicht vorgehalten werden. Hören Sie stattdessen aufmerksam zu, lassen Sie ihn ausreden und fragen Sie ruhig und sachlich nach. Auf diese Weise erhält er das Gefühl, die Wahrheit gefahrlos aussprechen zu können. Zum Ende dieser Phase sollte der Feedbacknehmer verstanden haben, was er falsch gemacht hat.

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Situation im Kritikgespräch bewerten

Die Situation bewerten

Unter Umständen hat Ihr Mitarbeiter während seiner Selbsteinschätzung Kritik an der Organisation, dem Ablauf oder den Arbeitsbedingungen in Ihrer Abteilung geäußert. Gehen Sie in dieser Phase auf seine Anmerkungen ein und nehmen Sie Stellung, ohne die Eindrücke Ihres Gegenübers kleinzureden. Erarbeiten Sie zusammen mit dem Feedbacknehmer eine Lösung, durch die der gemeinsame Arbeitsalltag zukünftig harmonischer ausgerichtet werden kann.

Vereinbarung zum künftigen Ablauf

In dieser Phase folgt die Konkretisierung der Lösungsansätze. Ziehen Sie Ihren Mitarbeiter aktiv mit ein und fragen Sie ihn, welche Verbesserungen er an seinem Verhalten oder seiner Arbeitsleistung vorzunehmen vermag. Nur wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann diesem erfolgreich nachgehen. Darüber hinaus unterstreicht die Erstellung eines Zielplanes die Verbindlichkeit des Gespräches.

Schenken Sie den Vorschlägen des Feedbacknehmers Beachtung. Mitarbeiter stehen hinter ihren eigenen Ideen und setzen diese zuverlässiger um, als die von Ihnen vorgeschlagenen Aktionen. Finden Sie einen Lösungsvorschlag, den der Betroffene umsetzen kann und der für Sie und Ihr Unternehmen tragbar ist.

Der Aktionsplan sollte schriftlich festgehalten werden und die Ziele detailliert beschreiben. Des Weiteren sollte er den zeitlichen Rahmen, in dem die Anpassungen vorzunehmen sind, enthalten. Vereinbaren Sie anschließend einen Folgetermin, an dem Sie sich erneut mit dem betroffenen Mitarbeiter zusammensetzen.

Vereinbarung zum künftigen Ablauf mit dem Mitarbeiter treffen
Gründe für die Kündigung von Kunden-min

Das Kritikgespräch positiv beenden

Die Abschlussphase ist entscheidend für die allgemeine Akzeptanz von Leistungsbeurteilungen in Ihrer Abteilung. Ein Mitarbeiter, der mit einem positiven Gefühl aus dem Gespräch geht, ist in Zukunft offener für diese Form der Kritik. Die Erfahrung, die der Feedbacknehmer im Rahmen des Gespräches mit Ihnen macht, teilt er ungefiltert mit seinen Kollegen. Umso wichtiger ist es, einen seriösen und emphatischen Eindruck zu hinterlassen.

Beenden Sie den Austausch mit motivierenden, aufmunternden aber verbindlichen Worten. Wiederholen Sie das Vereinbarte in einem Satz, um den wesentliche Inhalt des Gespräches abschließend zusammenzufassen und halten Sie die Kernelemente in einem schriftlichen Protokoll fest. Dieses dient später als Vergleichsbasis in puncto Zielerreichung. Bedanken Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter für die Teilnahme und verweisen Sie auf künftige Folgetermine.

Kontrolle nach der Kritik

Der zeitliche Rahmen des Aktionsplanes sollte auf die Art des Fehlverhaltens abgestimmt sein. An einem schlechten Umgangston mit seinen Kollegen kann Ihr Mitarbeiter sofort arbeiten. Vereinbaren Sie in diesem Fall eine kurzfristige Umsetzung. Für eine effizientere Arbeitsleistung in Zusammenhang mit verbesserten Kennzahlen benötigt er mehr Zeit.

Die Zeitachse des Zielplans dient als Basis für die Festlegung von Kontrollgesprächen. An diesen Terminen überprüfen Sie den Grad der Zielerreichung. Ist Ihr Mitarbeiter auf einem guten Weg oder hat sein Ziel erreicht? Loben Sie ihn in diesem Fall und ermutigen Sie ihn, die guten Leistungen beizubehalten.

Hat Ihr Mitarbeiter sein Ziel verfehlt oder es aus den Augen verloren, sollten Sie den Kontrolltermin zur Bekräftigung nutzen. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter eingehend die Relevanz seiner Leistung beziehungsweise seines Verhaltens für die gesamte Abteilung. Drohen Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen, sondern appellieren Sie eindringlich an das Verständnis und die Arbeitsmoral Ihres Mitarbeiters.

Vorgehen bei der Kundenrückgewinnung
Das Thema nach dem Kritikgespräch erstmal ruhen lassen

Das Thema erstmal ruhen lassen

Beschränken Sie die Besprechung des Themas auf die vereinbarten Termine. In der Zwischenzeit sowie in der Zeit nach der Zielvereinbarung sollten Sie Ihrem Mitarbeiter eine gewisse Portion Freiraum gönnen. Vertrauen Sie darauf, dass er Ihre Kritik verinnerlicht hat und an der Verbesserung seiner Arbeitsleistung beziehungsweise seines Verhaltens arbeitet. Die Kontrolle sollten Sie ebenfalls ausschließlich an den vereinbarten Terminen durchführen.

Konzentrieren Sie sich zwischenzeitlich auf die Etablierung einer offenen und fairen Feedbackkultur. Orientieren Sie sich an dem Phasenmodell, um die Vorurteile Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Beurteilungsgespräche zu entkräften. Wenn Sie ein angenehmes Arbeitsklima mit seriösen aber verbindlichen Leistungsbeurteilungen schaffen, werden Ihre Mitarbeiter langfristig produktiver arbeiten.

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2021-01-19T16:11:44+01:00