Der Erstkontakt ist ein entscheidender Moment, der Einfluss auf den Verlauf des gesamten Gespräches nimmt. Begrüßen Sie den Mitarbeiter mit einem freundlichen Lächeln und halten Sie Blickkontakt. Auf diese Weise sorgen Sie für eine positive Ausgangsstimmung, die Sie während des gesamten Gesprächs beibehalten sollten. Fühlt sich der Mitarbeiter unwohl, verschließt er sich. Ein zielführender Austausch wird verhindert und der Termin endet ohne die gewünschten Ergebnisse.

In diesen ersten Minuten sollten Sie nicht sofort mit der Tür ins Haus fallen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter ausreichend Zeit, um Platz zu nehmen und sich mit der Situation anzufreunden. Lockern Sie die Atmosphäre mit Smalltalk auf und nehmen Sie eine offene Körperhaltung ein.

Sorgen Sie für ein angenehmes Ambiente. Das Beurteilungsgespräch sollte in einem ruhigen Raum mit ausreichend Platz durchgeführt werden, andernfalls fühlt sich Ihr Mitarbeiter eingeengt. Leistungsbeurteilungen im Team scheinen auf den ersten Blick Zeit zu sparen, steigern die Angst der Betroffenen vor dem Gespräch jedoch enorm. Die Befürchtung, vor den Kollegen bloßgestellt zu werden, sorgt bei vielen Mitarbeitern vorab für ein mulmiges Gefühl. Keine gute Voraussetzung für ein erfolgreiches Feedbackgespräch. Führen Sie die Unterhaltung unter vier Augen, um diesen Umstand zu verhindern.

Das Gespräch sollte nicht zu einer einseitigen Angelegenheit werden. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu Ihrer Einschätzung zu äußern. Auf diese Weise erhält er die Chance, seine Sicht der Dinge zu schildern und fühlt sich wertgeschätzt. Leiten Sie diese Phase vorzugsweise mit der Frage „Wie sehen Sie die Situation?“ oder „Wie erklären Sie sich diese Entwicklung?“ ein.

In der Regel versucht der Mitarbeiter an dieser Stelle, sich mit Ausflüchten aus der Situation zu retten. Das ist normal und sollte ihm nicht vorgehalten werden. Hören Sie stattdessen aufmerksam zu, lassen Sie ihn ausreden und fragen Sie ruhig und sachlich nach. Auf diese Weise erhält er das Gefühl, die Wahrheit gefahrlos aussprechen zu können. Zum Ende dieser Phase sollte der Feedbacknehmer verstanden haben, was er falsch gemacht hat.

Unter Umständen hat Ihr Mitarbeiter während seiner Selbsteinschätzung Kritik an der Organisation, dem Ablauf oder den Arbeitsbedingungen in Ihrer Abteilung geäußert. Gehen Sie in dieser Phase auf seine Anmerkungen ein und nehmen Sie Stellung, ohne die Eindrücke Ihres Gegenübers kleinzureden. Erarbeiten Sie zusammen mit dem Feedbacknehmer eine Lösung, durch die der gemeinsame Arbeitsalltag zukünftig harmonischer ausgerichtet werden kann.

Die Abschlussphase ist entscheidend für die allgemeine Akzeptanz von Leistungsbeurteilungen in Ihrer Abteilung. Ein Mitarbeiter, der mit einem positiven Gefühl aus dem Gespräch geht, ist in Zukunft offener für diese Form der Kritik. Die Erfahrung, die der Feedbacknehmer im Rahmen des Gespräches mit Ihnen macht, teilt er ungefiltert mit seinen Kollegen. Umso wichtiger ist es, einen seriösen und emphatischen Eindruck zu hinterlassen.

Beenden Sie den Austausch mit motivierenden, aufmunternden aber verbindlichen Worten. Wiederholen Sie das Vereinbarte in einem Satz, um den wesentliche Inhalt des Gespräches abschließend zusammenzufassen und halten Sie die Kernelemente in einem schriftlichen Protokoll fest. Dieses dient später als Vergleichsbasis in puncto Zielerreichung. Bedanken Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter für die Teilnahme und verweisen Sie auf künftige Folgetermine.

Beschränken Sie die Besprechung des Themas auf die vereinbarten Termine. In der Zwischenzeit sowie in der Zeit nach der Zielvereinbarung sollten Sie Ihrem Mitarbeiter eine gewisse Portion Freiraum gönnen. Vertrauen Sie darauf, dass er Ihre Kritik verinnerlicht hat und an der Verbesserung seiner Arbeitsleistung beziehungsweise seines Verhaltens arbeitet. Die Kontrolle sollten Sie ebenfalls ausschließlich an den vereinbarten Terminen durchführen.

Konzentrieren Sie sich zwischenzeitlich auf die Etablierung einer offenen und fairen Feedbackkultur. Orientieren Sie sich an dem Phasenmodell, um die Vorurteile Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Beurteilungsgespräche zu entkräften. Wenn Sie ein angenehmes Arbeitsklima mit seriösen aber verbindlichen Leistungsbeurteilungen schaffen, werden Ihre Mitarbeiter langfristig produktiver arbeiten.