Mit attraktiven Zusatzleistungen können Arbeitgeber die Motivation und Loyalität ihrer Angestellten aktiv fördern. Einer der bekanntesten und wirkungsvollsten Benefits ist der Essenszuschuss. Er ist dank digitaler Lösungen leicht zu implementieren und eine steuerfreie Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung. Damit Essensmarken ihre positive Wirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit entfalten können, ist die richtige Umsetzung essenziell.
Inhaltsverzeichnis
Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Essenszuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers.
- Digitale Essensmarken haben physische Essensgutscheine mittlerweile abgelöst.
- Pro Monat und Mitarbeiter können Arbeitgeber maximal 15 Essensmarken á 7,23 Euro steuerfrei bereitstellen, also insgesamt 108,45 Euro.
- Der freiwillige Zuschuss kann als Zusatz zum Bruttolohn oder in Form einer teilweisen Gehaltsumwandlung gewährt werden.
- Steuerfrei bleibt der Benefit nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
- Dank digitaler Lösungen ist die Implementierung, Umsetzung und Kontrolle des Essenszuschusses unkompliziert.
- Richtige Handhabung vorausgesetzt, trägt die Zusatzleistung zu einer motivierten, loyalen und zufriedenen Belegschaft bei.
Was sind Essensmarken?
Eine Essensmarke ist ein Zuschuss, den ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern für den Kauf ihrer Mahlzeiten gewährt. Unter dem Begriff werden sowohl Essensgutscheine in Papierform als auch digitale Essensmarken zusammengefasst. Letztere haben die klassische Variante fast vollständig abgelöst.
Je nach Art und Umfang kann der Mitarbeiter die Marke in bestimmten Akzeptanzstellen oder bei sämtlichen Anbietern einlösen. So kostet die arbeitstägliche Mahlzeit weniger oder ist gänzlich kostenfrei. Essensmarken sind eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, auf die die Angestellten keinen Rechtsanspruch haben. Dennoch bieten immer mehr Unternehmen den Benefit an, da er zu einer hohen Mitarbeiterbindung beiträgt und die Attraktivität als Arbeitgeber stärkt.
Gesetzesgrundlage der Essensmarken
Ein Essenszuschuss gilt aus Sicht des Gesetzgebers als geldwerter Vorteil, der unter dem amtlichen Sachbezugswert „Verpflegung“ zu verbuchen ist. Die rechtliche Grundlage hierfür ist in § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V. festgehalten.
Die Höhe des Sachbezugs für die Bezuschussung von Mitarbeitermahlzeiten durch Essensmarken liegt aktuell bei 4,13 Euro (Jahr 2024). Arbeitgeber können diesen Betrag mit bis zu 3,10 Euro steuerfrei aufstocken. Somit ergibt sich ein maximaler Essenszuschuss von 7,23 Euro pro Mitarbeiter und Mahlzeit, beziehungsweise Tag. Pro Monat liegt der steuerfreie Höchstbetrag bei 108,45 Euro, also 15 Essensmarken.
Wie steuerrechtlich mit Essensmarken zu verfahren ist, ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Regelungen:
- R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR (Lohnsteuerrichtlinien)
- BMF-Schreiben IV C 5 - S 2334/08/10006-01 BStBl 2019 I S. 66 vom 18.01.2019
- BMF-Schreiben IV C 5 - S 2334/19/10010-005 vom 7. Dezember 2023
Während die Lohnsteuerrichtlinien die grundlegenden Vorgaben für Essensmarken definieren, regeln die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) spezifische Aspekte. Die dort enthaltenen Informationen sind rechtlich bindend und von Arbeitgebern im Rahmen der Versteuerung des Essenszuschusses zu berücksichtigen.
Übergang von traditionellen zu digitalen Essensmarken
Den Arbeitgeberzuschuss zu ihren Mahlzeiten erhielten die Mitarbeiter früher klassischerweise in Papierform. Seit dem 02.02.2016 erlaubt der Gesetzgeber auch den Einsatz digitaler Essensmarken. Bei dieser Variante erhalten die Arbeitnehmer ihren Gutschein nicht mehr in physischer Form. Stattdessen wird er ihnen in einer App auf ihrem Smartphone freigeschaltet.
Die Umsetzung erfolgt über spezialisierte Anbieter, der je nach Serviceumfang die Abwicklung, Belegkontrolle und Weiterleitung an die Lohnsteuersoftware übernimmt. Heutzutage ist fast jeder Angestellte den Umgang mit dem Smartphone gewohnt. Digitale Essensmarken zu nutzen, ist für die Mitarbeiter somit ebenso bequem wie intuitiv. Ein entsprechendes System von einem externen Dienstleister einrichten zu lassen, lohnt sich ab einer Belegschaft von mindestens zehn Personen.
Vorteile digitaler Essensmarken
Digitale Essensmarken bieten dieselben Vorzüge wie klassische Essensgutscheine. Hierzu gehört vor allem eine förderliche Wirkung auf die Mitarbeitermotivation, die Arbeitgebermarke und die Mitarbeiterbindung. Schließlich essen die Angestellten täglich und kommen somit regelmäßig in den Genuss des freiwilligen Benefits. Digitale Essensmarken weisen jedoch zusätzliche Vorteile auf, von denen Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren.
