Die eigene Arbeitszeit weitgehend flexibel gestalten zu können, ist für viele Arbeitnehmer ein zentraler Motivationsfaktor. Sie arbeiten stressfreier und sind produktiver, was auch dem Unternehmen selbst zugutekommt. Damit sich der positive Effekt von Gleitzeit bei Teilzeit oder Vollzeit einstellt, ist die Auswahl des passenden Modells entscheidend.
Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.
Gleitzeitmodelle haben mittlerweile Einzug in Unternehmen fast jeder Branche gehalten. Dies ist angesichts der zuvor genannten Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber kaum verwunderlich. Dabei beschränkt sich die förderliche Wirkung auf die Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterbindung nicht auf Vollzeitbeschäftigte. Gleitzeit bei Teilzeit hilft auch Personen mit einem geringeren Stundenvertrag, entspannter und selbstbestimmter zu arbeiten.
Bei einem Gleitzeitmodell gibt der Arbeitgeber den Angestellten weder den täglichen Arbeitsanfang noch das Arbeitsende fest vor. Stattdessen bestimmen die Mitarbeiter eigenverantwortlich über den Beginn ihrer Tätigkeit und den Feierabend. Zu beachten ist lediglich, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit pro Woche, Monat oder Jahr eingehalten wird.
Modelle zur Gleitzeit bei Teilzeit oder Vollzeit können unterschiedlich gestaltet sein. So können und sollten Arbeitgeber das System individuell auf ihr Unternehmen und ihre Belegschaft abstimmen. In der Praxis haben sich die folgenden vier Gleitzeitmodelle etabliert.
Bei dieser Variante handelt es sich um das klassische Gleitzeitmodell. Der Arbeitgeber definiert einen bestimmten Zeitraum, in dem die Mitarbeiter anwesend sein müssen. Vor und nach diesem Zeitraum liegt eine Phase zum Eingleiten beziehungsweise Ausgleiten, in der sich die Angestellten nach eigenem Ermessen einfinden können.
Beispiel:
Dieses Modell stellt sicher, dass alle Beschäftigten während der festgelegten Kernarbeitszeiten im Unternehmen anwesend sind. Die Gleitphasen erlauben es ihnen, auf Wunsch früher anzufangen und wieder früher zu gehen oder umgekehrt. Auf diese Weise können die Angestellten beispielsweise den Berufsverkehr vermeiden und/oder die Kinder vor der Arbeit entspannt zur Kita bringen.
Keine Kernarbeitszeit im Arbeitszeitmodell festzulegen, ist ebenfalls möglich. Entsprechend gibt der Arbeitgeber bei dieser Variante kein Zeitfenster vor, in dem alle Beschäftigten präsent sein müssen. Stattdessen bestimmen die Mitarbeiter den zeitlichen Ablauf ihres Arbeitstags vollkommen frei. Dabei gibt das Unternehmen lediglich die Betriebszeit vor, die den frühestmöglichen Beginn sowie das spätestmögliche Ende definiert.
Beispiel:
Ein Gleitzeitmodell ohne Kernarbeitszeit bietet den Angestellten mehr Flexibilität als die Variante mit festen Kernarbeitszeiten. Die Mitarbeiter müssen lediglich ihre tägliche Arbeitszeit einhalten, zum Beispiel acht Stunden für Vollzeitangestellte und sechs Stunden für Teilzeitbeschäftigte. Dies ist insbesondere für Familien sowie für Personen mit pflegebedürftigen Angehörigen vorteilhaft.
Bei dieser Variante legt der Arbeitgeber einen bestimmten Zeitraum fest, in dem der Arbeitsbereich funktionieren muss. Dieses Zeitfenster kann von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich definiert sein. Anders als bei Gleitzeit mit Kernarbeitszeit ist die Anwesenheit aller Beschäftigten hier nicht erforderlich. Es ist lediglich sicherzustellen, dass die jeweilige Abteilung im vorgegebenen Zeitraum reibungslos funktioniert.
Beispiel:
Welche Teammitglieder innerhalb der Funktionszeit anwesend sind, legen die Abteilungen intern fest. Dieses Gleitzeitmodell erfordert somit eine gute Abstimmung zwischen den Beschäftigten. Gut geeignet ist es für Bereiche, in denen sich die Mitarbeiter problemlos gegenseitig vertreten können. Regelmäßige Meetings oder Teamevents können helfen, den Zusammenhalt im Team trotz versetzter Arbeitszeit aufrechtzuerhalten.
Bei diesem Modell wird keine wöchentlich oder monatlich zu leistende Arbeitszeit festgelegt. Stattdessen entscheiden die Angestellten vollkommen frei, wann sie ihrer Tätigkeit nachgehen. So können sie den Umfang der geleisteten Arbeit passgenau auf den aktuellen Arbeitsanfall abstimmen. Die geleisteten Stunden werden auf einem Zeitkonto erfasst. Als einzige Vorgabe gilt, dass die vertragliche Jahresarbeitszeit eingehalten werden muss.
Dieses Gleitzeitmodell bietet den Angestellten maximale Flexibilität. Somit ist es eine äußerst wirkungsvolle Work-Life-Balance-Maßnahme, die eine individuelle Abstimmung von Beruf und Privatleben erlaubt. Im Gegenzug verlangt dieses maximal freie System den Mitarbeitern ein hohes Maß an Eigenverantwortung ab. Andernfalls sammeln sich schnell zu viele Plus- oder Minusstunden an. Zudem ist es nur für Bereiche geeignet, in denen sich die Angestellten wenig oder gar nicht untereinander abstimmen müssen.
Die vier möglichen Zeitmodelle mit gleitendem Arbeitsbeginn und -ende kommen unabhängig von der Anstellungsart der Beschäftigten infrage. Somit ist Gleitzeit bei Teilzeit problemlos umsetzbar, sofern die verkürzte Arbeitszeit der Mitarbeiter Berücksichtigung findet. Leisten diese volle acht Stunden an weniger Tagen pro Woche, greift für sie dieselbe Gleitzeitregelung wie für die Vollzeitbeschäftigten. Eine gesonderte Regelung ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Basiert die Teilzeitbeschäftigung auf fünf Arbeitstagen pro Woche mit weniger Arbeitsstunden pro Tag, sind je nach Modell Sondervereinbarungen nötig. Andernfalls würde ein festes Kernarbeitsfenster die tägliche Arbeitszeit vollständig aufbrauchen. Somit wäre die Eingleit- und Ausgleitphase für Teilzeitangestellte nicht wahrnehmbar, wenn Sie die zeitlich vorgegebene Anwesenheitspflicht einhalten möchten. Eine Sonderregelung stellt sicher, dass auch Angestellte mit geringerem Stundenvertrag im vollen Umfang von dem flexiblen Arbeitszeitmodell profitieren.
Gleitzeitmodelle tragen zu einer starken Mitarbeiterbindung und einer höheren Leistungsbereitschaft der Angestellten bei. Damit sie diesen Effekt entfalten können, müssen sie gut geregelt und rechtskonform sein.
Um Missverständnissen und rechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen, müssen die Eckdaten der Gleitzeit bei Teilzeit und Vollzeit in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden. Die folgenden Kernelemente gehören dabei zum Pflichtinhalt:
Die Gleitzeitvereinbarung muss vom Arbeitgeber, von allen Angestellten und vom Betriebsrat (sofern vorhanden) unterzeichnet werden.
Arbeitgeber können das Gleitzeitmodell individuell auf ihr Unternehmen abstimmen, müssen jedoch die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Für eine rechtskonforme Arbeitszeitregelung sind speziell die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
Es ist empfehlenswert, die Gleitzeitvereinbarung vorab durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen zu lassen. So ist die Rechtskonformität des Arbeitszeitmodells von vornherein sichergestellt.
Aus Sicht von Arbeitgebern ist die einfache Umsetzung ein großer Vorteil von Gleitzeitmodellen. Alles beginnt mit der Auswahl der passenden Variante aus den vier möglichen Optionen. Nun sind lediglich die Details des gewählten Modells an das Unternehmen anzupassen. Unter Verwendung der zuvor erwähnten Kernelemente folgt die Niederschrift einer Vereinbarung, die alle Beteiligten unterzeichnen. Was bei der Einführung eines Gleitzeitmodells in technischer und organisatorischer Hinsicht zu beachten ist, zeigt der folgende Abschnitt.
Das Kernstück der Gleitzeit bei Teilzeit oder Vollzeit ist eine gewissenhafte Erfassung der geleisteten Arbeitszeit. Nur so ist ein Abgleich mit der vertraglich vereinbarten Stundenanzahl pro Periode möglich. Mittlerweile gibt es leistungsstarke digitale Systeme zur Zeiterfassung in Unternehmen. Sie dokumentieren die geleisteten Arbeitsstunden und geben dem Arbeitgeber sowie den einzelnen Angestellten eine Übersicht über den aktuellen Stand.
So sehen beide Parteien jederzeit, ob sich Plus- oder Minusstunden angesammelt haben und können rechtzeitig gegensteuern. Für Arbeitgeber ist die digitale Erfassung der Arbeitszeiten unerlässlich, um übermäßige Mehrarbeit – und somit mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz – zu erkennen.
Neben diesem technischen Aspekt gehört eine gute interne Unternehmenskommunikation zu den Grundvoraussetzungen für ein funktionierendes Gleitzeitmodell. Dies gilt vor allem, wenn keine Kernarbeitszeiten mit Präsenzpflicht vorgegeben sind. Denn: Je flexibler die Angestellten in der zeitlichen Gestaltung ihrer Arbeit sind, desto wichtiger ist der regelmäßige Austausch untereinander.
Über moderne Kommunikationswege können die Mitarbeiter wichtige Informationen, Fragen und Rückmeldungen effizient untereinander austauschen – selbst bei versetzten Arbeitszeiten. Hierfür bieten sich spezielle Apps beziehungsweise Softwarelösungen an, wie Microsoft Teams oder Slack. Auch ein eigener Kommunikationskanal im Intranet kann zu einer nahtlosen Zusammenarbeit trotz eines flexiblen Arbeitszeitmodells beitragen.
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